Zapier thường được biết đến là một nền tảng mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp và quản lý dự án, nhưng thực tế, bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ này để tự động hóa các tác vụ cá nhân trong cuộc sống hàng ngày. Nhờ khả năng tích hợp với hàng ngàn ứng dụng, Zapier cho phép bạn kết nối các ứng dụng năng suất cũng như tạo ra các quy trình tự động hóa giữa các ứng dụng cá nhân của mình. Đối với những người mới tiếp cận, việc thử nghiệm các mẫu Zapier có sẵn có thể giúp bạn làm quen với nền tảng và tìm cảm hứng cho những ý tưởng kết hợp ứng dụng độc đáo.
Là một chuyên gia đã khám phá và ứng dụng nền tảng này vào đời sống, tôi nhận thấy có rất nhiều cách để sử dụng Zapier nhằm tự động hóa tác vụ cá nhân, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
Logo Zapier và IFTTT nổi bật trên nền máy tính làm việc
1. Tự động lưu tệp đính kèm email vào Google Drive
Sao lưu biên lai và hóa đơn dễ dàng
Zapier cho phép bạn thiết lập để các email có tệp đính kèm sẽ tự động được tải lên Google Drive của bạn. Tính năng này cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn lưu trữ biên lai, hóa đơn hoặc các tài liệu quan trọng khác vào Google Drive mà không cần phải tải xuống thủ công từng tệp đính kèm. Tôi đã thiết lập quy trình tự động lưu tệp đính kèm này để tập hợp tất cả biên lai và hóa đơn của mình vào một nơi duy nhất.
Cài đặt trigger email mới trong giao diện Zapier để tự động hóa
Để sử dụng tính năng này, bạn có thể bắt đầu với một mẫu Zapier có sẵn. Bước đầu tiên là thiết lập trình kích hoạt (trigger) với ZapierMail. Zapier sẽ tạo cho bạn một địa chỉ email tùy chỉnh. Khi bạn gửi email đến địa chỉ này, Zapier sẽ thu thập dữ liệu từ email và email đến sẽ đóng vai trò là trigger. Trong quá trình kiểm tra, hãy đảm bảo bạn gửi một email có tệp đính kèm.
Lưu ý: Nếu bạn gặp lỗi khi thu thập dữ liệu từ email, hãy thử sử dụng một tệp đính kèm có dung lượng nhỏ hơn để cấu hình Zap của bạn.
Hành động (action) cho quy trình tự động hóa này là tải tài liệu lên Google Drive. Ở bước thứ hai, bạn cần kết nối tài khoản Google Drive của mình với Zapier và chọn một thư mục cụ thể để lưu trữ các tệp đính kèm. Sau khi bạn xuất bản Zap, bất kỳ tệp đính kèm email nào gửi đến địa chỉ email tùy chỉnh đó sẽ được tải lên thư mục Google Drive của bạn.
2. Nhận dự báo thời tiết hàng ngày qua ứng dụng nhắn tin
Cập nhật thời tiết tức thì
Zapier có một công cụ dự báo thời tiết tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để nhận các cập nhật thời tiết hàng ngày. Để sử dụng nó, bạn cần cung cấp vĩ độ và kinh độ của vị trí của bạn để công cụ biết dữ liệu cần lấy. Bạn cũng có thể cài đặt đơn vị nhiệt độ hiển thị là độ C hoặc độ F.
Thiết lập tự động hóa dự báo thời tiết với Zapier
Bạn có thể thiết lập Zap này với nhiều ứng dụng nhắn tin khác nhau như Slack. Đối với bản thân, tôi đã chọn Discord. Điều này có nghĩa là tôi có thể nhận một tin nhắn hàng ngày từ bot Zapier bao gồm các chi tiết dự báo thời tiết mà tôi mong muốn.
Tin nhắn dự báo thời tiết tự động từ bot Zapier trên Discord
Ngay cả khi bạn muốn ứng dụng gửi tin nhắn trực tiếp (DM) cho bạn về cập nhật thời tiết trên Discord, bạn vẫn cần thêm bot vào một máy chủ (server) mà bạn có quyền quản lý. Vì vậy, tôi đã tạo một máy chủ riêng của mình để sau này có thể tùy chỉnh với các bot và công cụ khác.
3. Gửi video YouTube mới nhất đến ứng dụng trò chuyện
Luôn theo dõi nhà sáng tạo yêu thích
Việc theo dõi tất cả các nhà sáng tạo yêu thích trên YouTube có thể trở nên khó khăn, đặc biệt là khi bạn đăng ký nhiều kênh. Tuy nhiên, với Zapier, bạn có thể nhận thông báo về video mới từ một nhà sáng tạo cụ thể được gửi đến một kênh trên Slack hoặc Discord.
Thông báo video YouTube mới được gửi đến Discord thông qua Zapier
Bạn sẽ cần liên kết tài khoản YouTube của mình, ngay cả khi bạn không sử dụng kênh YouTube của riêng mình. Khi thiết lập kênh YouTube để lấy video, bạn sẽ cần sử dụng ID kênh. Bạn có thể lấy số này bằng cách truy cập hồ sơ YouTube, chọn thêm trong phần tiểu sử, sau đó chọn Chia sẻ kênh và Sao chép ID kênh.
Trong Zapier, bạn có thể đặt tên cho bot và tùy chỉnh nội dung tin nhắn sẽ bao gồm (ví dụ: tên kênh và URL video). Nhờ Zapier, giờ đây tôi nhận được tin nhắn kênh mỗi khi Ze Frank đăng tải một video động vật hài hước mới.
4. Sao lưu danh sách phát Spotify yêu thích của bạn
Lưu giữ những bản nhạc quý giá
Có rất nhiều bài hát tôi từng yêu thích đã bị mất đi qua nhiều năm vì tôi đã thay đổi dịch vụ nghe nhạc trực tuyến. Đó là lý do tại sao, khi tôi thấy rằng Zapier có thể tích hợp với Spotify, tôi nghĩ đây là một cách tuyệt vời để sao lưu các bài hát đã thích của mình.
Thiết lập tự động hóa Zapier để lưu các bản nhạc Spotify vào Google Docs
Tôi đã thực hiện điều này bằng cách tạo một trigger với Spotify và một action với Google Docs. Trigger là “New Saved Track” (Bài hát mới được lưu), trong khi action là “Append Text to Document” (Thêm văn bản vào tài liệu). Tôi đã liên kết action này với một Google Doc mà tôi đã tạo có tên “Spotify favorites”. Đối với văn bản cần thêm vào Google Doc, tôi chọn các trường như Track Name (Tên bài hát), Artist’s Name (Tên nghệ sĩ) và External URLs Spotify (URL Spotify bên ngoài).
Điểm hạn chế của phương pháp này là nó không xuất khẩu tất cả các bài hát hiện có trong danh sách phát đã thích của bạn. Việc xóa và thêm lại các bài hát cũng không phải lúc nào cũng hoạt động. Tuy nhiên, bất kỳ bài hát mới nào bạn thêm vào danh sách phát sẽ được thêm vào tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập quy trình tự động hóa này cho các danh sách phát tùy chỉnh khác mà bạn tạo.
5. Đồng bộ danh sách công việc với Google Calendar
Quản lý thời gian hiệu quả hơn
Một trong những tính năng tự động hóa cá nhân hữu ích nhất mà tôi đã tạo với Zapier là đồng bộ hóa các tác vụ từ TickTick với Google Calendar. Để làm được điều này, tôi đã thiết lập một quy trình tự động hóa tạo ra một sự kiện chi tiết trong Google Calendar mỗi khi một tác vụ mới được thêm vào hộp thư đến TickTick của tôi.
Vì Zapier hoạt động với nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm khác nhau như Microsoft To Do, Any.do Personal, Remember The Milk, Google Tasks và nhiều ứng dụng khác, bạn có thể thiết lập quy trình tự động hóa riêng để sử dụng các ứng dụng quản lý tác vụ yêu thích của mình. Bạn cũng có thể sử dụng một ứng dụng lịch thay thế Google Calendar miễn là Zapier hỗ trợ nó.
Zapier: Công cụ tự động hóa cá nhân không thể thiếu
Mặc dù Zapier thường được tiếp thị hướng đến các doanh nghiệp và chuyên gia, khả năng tích hợp với hàng ngàn ứng dụng của nó đồng nghĩa với việc bạn có thể thiết lập vô số quy trình tự động hóa cá nhân để tiết kiệm thời gian trong cuộc sống hàng ngày. Tôi chỉ mới đề cập đến một vài cách bạn có thể sử dụng Zapier để tự động hóa tác vụ cá nhân, vì vậy hãy thoải mái khám phá nền tảng này và xem bạn có thể kết hợp nó vào cuộc sống hàng ngày của mình như thế nào.
