Thị trường hiện nay tràn ngập các ứng dụng quản lý ngân sách và nền tảng đầu tư, nhưng thật ngạc nhiên khi một công cụ cơ bản như Excel vẫn được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng để kiểm soát chi tiêu. Mặc dù vô số ứng dụng với giao diện bóng bẩy xuất hiện, không ít người, trong đó có cả tôi, đã tải về và thử nghiệm rất nhiều, rồi cuối cùng lại quay về với giao diện bảng tính quen thuộc, linh hoạt của Excel. Điều này không chỉ đến từ yếu tố hoài niệm, mà còn vì Excel mang lại quyền kiểm soát, khả năng tùy chỉnh, sự linh hoạt và mức độ chi tiết mà hiếm có giải pháp nào có thể sánh bằng trong việc quản lý tài chính cá nhân.
Các mẫu bảng tính Excel tốt nhất cho doanh nghiệp giúp quản lý tài chính hiệu quả
Khả năng tùy biến và linh hoạt vượt trội
Thiết kế bảng tính theo nhu cầu của bạn
Đây chính là điểm sáng giúp Excel thực sự tỏa sáng. Khả năng tùy chỉnh không chỉ là một tính năng nhỏ, mà là lợi thế cốt lõi cho phép người dùng xây dựng một hệ thống tài chính cá nhân hoàn hảo, phù hợp với mọi nhu cầu độc đáo của riêng họ. Không giống như các ứng dụng khác thường bị ràng buộc bởi một cấu trúc cứng nhắc, được định nghĩa trước, Excel mang đến cho bạn một “canvas trắng” thực sự.
Giao diện mẫu bảng tính Excel quản lý chi phí sinh viên hàng tháng tùy chỉnh
Dù bạn cần theo dõi một danh mục phụ rất cụ thể như “Ăn uống – Ăn trưa công việc” khác với “Ăn uống – Cá nhân”, hay thêm các cột riêng biệt cho “Phương thức thanh toán” hoặc “Dự án”, Excel đều cung cấp đầy đủ công cụ để bạn thực hiện. Bạn có toàn quyền kiểm soát các danh mục chi phí, phương thức thanh toán, mô tả, ngân sách và nhiều hơn nữa, biến bảng tính thành công cụ quản lý tài chính cá nhân hoàn hảo của riêng mình.
Kiểm soát và quyền sở hữu dữ liệu tuyệt đối
Lưu trữ dữ liệu của bạn ở bất cứ đâu bạn muốn
Một trong những khía cạnh an tâm nhất khi tôi sử dụng Excel để quản lý chi tiêu là khả năng kiểm soát và quyền sở hữu hoàn toàn dữ liệu của mình. Không giống như nhiều ứng dụng tài chính yêu cầu liên kết tài khoản ngân hàng hoặc lưu trữ thông tin tài chính nhạy cảm trên máy chủ của họ, dữ liệu của tôi luôn nằm trong tầm tay.
Mẫu bảng tính Excel chi tiết cho ngân sách gia đình hàng tháng
Tôi có thể đặt mật khẩu bảo vệ và lưu sổ chi tiêu tài chính của mình trên máy tính cá nhân, ổ cứng ngoài, hoặc thậm chí là dịch vụ đám mây tự host như Nextcloud mà tôi tự quản lý. Tôi cũng đánh giá cao việc không phải phụ thuộc vào tuổi thọ hay mô hình kinh doanh của một ứng dụng. Nếu một ứng dụng tài chính phổ biến quyết định thay đổi tính năng, áp dụng phí đăng ký cao, hoặc ngừng hoạt động, tôi có thể mất quyền truy cập vào dữ liệu hàng năm. Với Excel, đó đơn giản không phải là vấn đề cần lo ngại.
Biểu đồ và đồ thị không giới hạn
Vượt xa mọi ứng dụng bên thứ ba
Excel giúp tôi hiểu dữ liệu của mình thông qua vô số biểu đồ, báo cáo và PivotTable. Đây là lúc tôi chuyển từ việc đơn thuần theo dõi chi tiêu sang phân tích và thu được những hiểu biết sâu sắc, mạnh mẽ. Ví dụ, sau khi ghi lại tất cả các giao dịch, tôi có thể tạo một PivotTable chỉ trong vài giây.
Biểu đồ và đồ thị tùy chỉnh trong Excel giúp phân tích dữ liệu chi tiêu
Với PivotTable, tôi có thể tóm tắt chính xác số tiền đã chi cho tạp hóa, giải trí, nhiên liệu, v.v., trong tháng. Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Tôi thậm chí có thể thêm cột “Tháng” để có cái nhìn tổng quan gọn gàng về cách chi tiêu của mình trong từng danh mục đã thay đổi từ tháng Một đến tháng Năm, dễ dàng nhận diện các xu hướng chi tiêu. Từ chính PivotTable đó, tôi có thể tạo biểu đồ cột để so sánh trực quan chi tiêu hàng tháng giữa các danh mục hoặc biểu đồ đường để theo dõi xu hướng của một khoản chi cụ thể như ‘đăng ký’ trong năm qua. Tôi thậm chí có thể tạo biểu đồ tròn để hiểu tỷ lệ thu nhập được sử dụng cho từng nhóm chi phí chính, hoàn toàn không bị giới hạn bởi các loại biểu đồ được định sẵn.
Khả năng tính toán và mô hình phức tạp
Nơi Excel thực sự tỏa sáng
Excel vượt trội hơn mọi ứng dụng theo dõi chi tiêu khác ở điểm này. Đây là nơi tôi có thể vượt ra ngoài việc chỉ theo dõi những gì đã chi tiêu, và bắt đầu dự đoán cũng như lập kế hoạch cho những gì sẽ chi. Ví dụ, tôi không chỉ tổng hợp chi phí hàng tháng, tôi có thể xây dựng các công thức để phân tích xu hướng chi tiêu.
Chẳng hạn, tôi có thể sử dụng hàm AVERAGEIF để xem mức chi tiêu trung bình cho tạp hóa vào cuối tuần, hoặc hàm SUMIFS để tính toán số tiền đã chi cho mua sắm trực tuyến từ các nhà cung cấp cụ thể. Mức độ phân tích có điều kiện này giúp tôi xác định những thói quen chi tiêu mà tôi có thể không hề nhận ra. Tôi thậm chí có thể sử dụng hàm PMT để tính toán ngay lập tức khoản thanh toán hàng tháng của mình dựa trên các mức lãi suất và thời hạn vay khác nhau. Nhìn chung, Excel cung cấp vô số cách để “chơi đùa” với các con số, mang lại khả năng phân tích tài chính cá nhân sâu sắc.
Cộng tác liền mạch
Chia sẻ sổ chi tiêu như một chuyên gia
Excel hỗ trợ cộng tác mạnh mẽ, cho phép tôi chia sẻ toàn bộ sổ chi tiêu với đối tác và cùng nhau theo dõi các khoản chi. Tôi thậm chí có thể đặt mật khẩu để bảo vệ trang tính khỏi những con mắt tò mò. Hơn nữa, tôi đã đăng ký Microsoft 365 cho các công cụ thiết yếu khác như Word và PowerPoint phục vụ công việc và các dự án cá nhân, và vì Excel là một phần của Microsoft 365, tôi không phải tốn thêm bất kỳ chi phí nào cho việc quản lý chi tiêu của mình. Đây là một lợi ích kinh tế đáng kể khi sử dụng Excel cho nhu cầu quản lý tài chính.
Cộng tác trên bảng tính Excel quản lý thu nhập và tiết kiệm
Công cụ quản lý chi tiêu kinh điển
Trong khi thị trường tràn ngập các ứng dụng tài chính tiên tiến, nhiều ứng dụng trong số đó lại đi kèm với một cái giá tiềm ẩn: ít quyền kiểm soát hơn, khả năng tùy chỉnh hạn chế và thường là phí đăng ký. Excel, mặt khác, là một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả về chi phí để quản lý chi tiêu của bạn. Hơn nữa, với hàng chục mẫu bảng tính tài chính sẵn có, bạn thậm chí không cần phải bắt đầu từ đầu. Bạn còn chờ gì nữa? Hãy mở phần mềm quen thuộc với các hàng và cột và bắt đầu thiết kế bảng cân đối kế toán hàng tháng hoàn hảo của mình ngay hôm nay!
