Là một sinh viên và đồng thời là nhà báo công nghệ, lịch trình hàng ngày của tôi luôn dày đặc với vô số công việc: từ các deadline bài viết, bài tập đại học cho đến các cuộc họp Google Meet. Thêm vào đó, tôi có trí nhớ khá tồi, khiến việc phụ thuộc vào bản thân để ghi nhớ mọi thứ luôn dẫn đến những hệ quả không mong muốn.
Mặc dù tôi có thói quen tạo danh sách việc cần làm (to-do list) mỗi sáng, nhưng chúng chưa bao giờ đủ để tôi hoàn toàn kiểm soát mọi thứ. Đó là lý do tại sao tôi kết hợp to-do list với việc phân chia thời gian (time-blocking) trên lịch để giữ mọi thứ đi đúng hướng, đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Dù time-blocking đã thay đổi cuộc sống của tôi, nhưng vẫn có một trở ngại lớn: tôi thường xuyên trì hoãn khi nghĩ đến tất cả những gì mình cần làm. Việc nhìn thấy một lịch trình dày đặc chỉ khiến tôi muốn… chẳng làm gì cả.
Tôi không thích phải tự mình sắp xếp lịch trình, và việc time-blocking thủ công từng chi tiết có thể trở thành một gánh nặng. Trong quá trình tìm kiếm các công cụ cải thiện khả năng quản lý thời gian, tôi đã khám phá ra Reclaim – một công cụ lập lịch bằng AI. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để Reclaim xử lý lịch trình cho mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các nhiệm vụ thay vì phải loay hoay tìm kiếm khung giờ trống hoàn hảo trong lịch của mình.
Reclaim AI tự động biến danh sách việc cần làm thành các khối thời gian
Giải quyết nỗi “ám ảnh” lên lịch thủ công
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi hoàn toàn không thích việc tạo các khối thời gian trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm ra thời gian rảnh; ý tôi là việc kéo và điều chỉnh kích thước các khối sau khi tìm được khung giờ phù hợp. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khung giờ mong muốn và điền chi tiết để lên lịch một nhiệm vụ, nhưng tôi luôn cảm thấy cần có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn để thực hiện điều đó.
May mắn thay, Reclaim đã giải quyết triệt để vấn đề này cho tôi. Kể từ khi sử dụng Reclaim, tôi gần như không cần phải kéo hay điều chỉnh kích thước bất kỳ khối thời gian nào nữa. Với Reclaim, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên cùng bên phải, và điền thông tin chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm tên nhiệm vụ và thời gian dự kiến hoàn thành. Nếu đó là một nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ dài hơn mà bạn nghĩ rằng có thể hoàn thành tốt hơn theo từng phần nhỏ, bạn có thể giữ nguyên tùy chọn Split up. Reclaim sẽ tự động chia nhỏ nhiệm vụ thành các khối thời gian phù hợp dựa trên lịch trình của bạn và các cài đặt Min duration (thời lượng tối thiểu) và Max duration (thời lượng tối đa) mà bạn đã thiết lập.
Mọi tác vụ được lên lịch dựa trên độ ưu tiên và lịch trình hiện có
Không còn tình trạng trùng lịch hay thiếu sót công việc
Giao diện Reclaim AI hiển thị tùy chọn cài đặt mức độ ưu tiên công việc
Reclaim không chỉ đơn thuần tạo các khối thời gian và ngẫu nhiên đặt chúng vào lịch của bạn dựa trên thời gian rảnh. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho các nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành và tình trạng sẵn có của bạn.
Khi thêm một nhiệm vụ trên trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên của nó bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên nhiệm vụ. Bạn có thể chọn từ bốn mức độ ưu tiên: Critical (Cực kỳ quan trọng), High (Cao), Medium (Trung bình) và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một nhiệm vụ khẩn cấp cần thực hiện ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách nhiệm vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã được lên lịch trước đó và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng. Các nhiệm vụ có ưu tiên thấp hơn thường sẽ được đẩy sang các ngày sau trong tuần.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ cần thiết cho nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu không có khối thời gian nào phù hợp, Reclaim sẽ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển nó sang khung giờ sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn có thể bỏ lỡ deadline. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần tự mình can thiệp một chút bằng cách điều chỉnh lịch trình thủ công hoặc chọn chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn.
Nhưng nhìn chung, Reclaim thực hiện một công việc đáng kinh ngạc trong việc cân bằng giữa sự khẩn cấp và những gì đã có trong lịch trình của bạn, giúp bạn lập kế hoạch một cách hiệu quả để hoàn thành mọi nhiệm vụ mà không bỏ lỡ thời hạn.
Tự động chặn các khung giờ làm việc chuyên sâu (Deep Work hours) từ trước
Không còn phải “hy vọng có thời gian rảnh”
Thống kê thời gian làm việc chuyên sâu (Focus Time) trên Reclaim AI
Là một sinh viên toàn thời gian, điều tôi không thể bỏ qua là đảm bảo mình có đủ thời gian dành riêng cho việc học, bất kể lịch làm việc bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi vào bàn học bất cứ khi nào có thời gian rảnh giữa các công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi rất khó tập trung vào một nhiệm vụ trừ khi nó đã được lên lịch trên lịch của mình. Tôi đã thử tạo các nhiệm vụ riêng biệt dành riêng cho việc học, nhưng vì những nhiệm vụ này không bị ràng buộc bởi các deadline cố định như bài tập hay công việc cụ thể, nên ngay khi tôi thêm một nhiệm vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học sẽ bị sắp xếp lại. Chẳng mấy chốc, tuần mới đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thật đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim, được ra mắt vài tuần sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này, đã thực sự thay đổi mọi thứ. Thay vì chờ đợi cho đến khi lịch của bạn đầy ắp các nhiệm vụ cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” từ trước. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time của mình là 20 giờ/tuần.
Cài đặt mục tiêu và thời lượng cho tính năng Focus Time của Reclaim
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mong muốn mỗi tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu và tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với những cam kết công việc của mình, tôi đã đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và thời gian Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng hơn). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước, nhưng chúng vẫn linh hoạt. Reclaim sẽ thông minh sắp xếp lại chúng và thích ứng xung quanh các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Điểm tuyệt vời nhất là Reclaim sẽ luôn lên lịch các nhiệm vụ (Tasks), bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành được các nhiệm vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn đi đúng hướng mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Reclaim AI: Công cụ đắc lực để tối ưu năng suất làm việc
Những tính năng trên chỉ là một vài trong số những điểm làm cho Reclaim trở thành một công cụ đáng kinh ngạc. Đây là một trong những cách tốt nhất bạn có thể tận dụng AI để nâng cao năng suất của mình. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng như thế nào và cung cấp số liệu thống kê chuyên sâu theo các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (công việc bề mặt), Deep Work (công việc chuyên sâu) và Travel (di chuyển), cho phép bạn xem chính xác bạn dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ.
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu giờ làm việc ngoài giờ quy định, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt quá nhiều lịch và đảm nhận nhiều hơn khả năng của mình, Reclaim cũng có thể tự động thêm thời gian nghỉ giữa các nhiệm vụ để giúp bạn có một chút thời gian thư giãn trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có phiên bản trả phí, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm qua và tôi thực sự khuyên dùng nó.
Kết luận: Reclaim AI không chỉ là một công cụ lập lịch thông minh mà còn là một trợ lý cá nhân đắc lực, giúp hàng triệu người dùng, đặc biệt là những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ và có lịch trình dày đặc, tối ưu hóa từng phút giây. Khả năng tự động hóa việc lên lịch, ưu tiên công việc và bảo vệ thời gian làm việc chuyên sâu đã biến Reclaim thành một giải pháp không thể thiếu trong hành trình nâng cao năng suất và quản lý thời gian hiệu quả. Hãy trải nghiệm Reclaim AI ngay hôm nay để tự mình cảm nhận sự thay đổi tích cực trong cách bạn làm việc và học tập.
