Từng là một người dùng cực kỳ trung thành với OneNote, tôi say mê sự tự do của không gian làm việc vô tận, những trang không giới hạn, và lời hứa về một hệ thống tổ chức liền mạch với các sổ ghi chép và phân mục. OneNote khi đó dường như là lựa chọn hoàn hảo cho mọi nhu cầu ghi chú và quản lý thông tin của tôi. Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi ngày càng phát triển và trở nên phức tạp hơn, ứng dụng ghi chú của Microsoft dần bộc lộ những hạn chế đáng kể. Tốc độ đồng bộ chập chờn, thư viện mẫu (template) đã lỗi thời từ rất lâu, và trải nghiệm cộng tác rườm rà chỉ là một vài trong số đó.
Rõ ràng, OneNote không còn theo kịp với yêu cầu của một người dùng hiện đại như tôi. Sau nhiều cân nhắc, tôi đã quyết định chuyển hướng. Dưới đây là 7 lý do cụ thể khiến tôi rời bỏ OneNote để tìm kiếm một giải pháp ghi chú tối ưu hơn.
Giao diện OneNote cho việc ghi chú và lưu trữ thông tin
1. Tốc độ đồng bộ dưới mức trung bình
Bỏ lỡ nhiều chỉnh sửa và ghi chú mới
Điều này có lẽ không quá ngạc nhiên với những người dùng OneNote lâu năm. Mặc dù sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ, tốc độ đồng bộ chưa bao giờ là điểm mạnh của OneNote. Đây là một trong những khía cạnh gây khó chịu nhất khi sử dụng ứng dụng ghi chú này của Microsoft. Là người thường xuyên chuyển đổi giữa máy tính để bàn chạy Windows, MacBook Pro và điện thoại Pixel 8, tôi đặc biệt coi trọng khả năng đồng bộ hóa mượt mà và tức thời.
Đã có nhiều lần tôi phải thất vọng khi nhìn vào một phiên bản ghi chú đã lỗi thời. Thậm chí, đôi khi một ghi chú hoàn toàn mới mà tôi vừa ghi lại trong lúc cảm hứng bùng nổ, dường như biến mất không dấu vết. Mặc dù tốc độ đồng bộ của OneNote đã được cải thiện theo thời gian, nhưng nó vẫn còn tụt hậu khá xa so với các đối thủ hiện đại. Các ứng dụng như Bear Notes, Craft hay thậm chí Google Keep đã thiết lập một tiêu chuẩn mới cho khả năng đồng bộ gần như tức thời.
Hình ảnh minh họa người dùng đang thao tác vẽ và ghi chú trực tiếp trong OneNote, thể hiện sự tương tác đa dạng
2. Các mẫu (Templates) đã lỗi thời
Thư viện mẫu không thay đổi qua nhiều năm
Thư viện mẫu của OneNote thực sự khiến người dùng phải thất vọng. Cảm giác như Microsoft đã tạo ra một bộ mẫu cách đây nhiều năm rồi sau đó quên bẵng đi. Bộ sưu tập này rất mỏng manh và ở mức cơ bản nhất. Các mẫu trông lỗi thời, với thiết kế nhạt nhẽo và thiếu đi sự sáng tạo.
So với các thư viện mẫu đa dạng và năng động của những ứng dụng như Notion, các tùy chọn của OneNote trở nên kém cỏi. Notion, một không gian làm việc cộng tác hiện đại hơn, tự hào với hơn 30.000 mẫu thuộc nhiều danh mục khác nhau, từ cá nhân đến chuyên nghiệp, giúp người dùng dễ dàng bắt đầu bất kỳ dự án nào.
Mẫu danh sách công việc (To-do List) điển hình trong OneNote, minh họa sự hạn chế về thiết kế
3. Không nhất quán giữa các nền tảng
OneNote trên Windows không hỗ trợ font Aptos
Trải nghiệm OneNote không nhất quán giữa các phiên bản Windows và Mac là một điều gây khó chịu. Cảm giác như hai phiên bản này được phát triển trong các vũ trụ song song, với những khác biệt đáng kể về giao diện và tính năng.
Bên cạnh những khác biệt về giao diện người dùng, OneNote dành cho Windows, một cách đáng ngạc nhiên, lại không hỗ trợ phông chữ Aptos mới nhất của Microsoft. Điều này có nghĩa là đôi khi, tôi bắt đầu một ghi chú trên Mac với phông Aptos, nhưng khi mở lại trên Windows, chúng lại bị chuyển đổi về Calibri. Hơn nữa, thư viện mẫu chỉ có sẵn trên phiên bản Windows.
Là một người thường xuyên chuyển đổi giữa MacBook Pro và máy tính để bàn Windows, tôi khao khát một trải nghiệm nhất quán trên mọi nền tảng, điều mà OneNote đã không thể mang lại. Sự thiếu đồng bộ này không chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn tạo ra sự khó chịu không đáng có.
Một mẫu quản lý thời gian khác trong OneNote, cho thấy sự thiếu hiện đại trong thiết kế và hạn chế chức năng
4. “Note containers” đã lỗi thời
Không thể sánh với trình soạn thảo block hiện đại
OneNote sử dụng các “containers” (hộp chứa), về cơ bản là những hộp trong một trang nơi bạn có thể nhóm văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác. Mặc dù cách tiếp cận này từng rất sáng tạo trong quá khứ, nhưng nó đã trở nên lỗi thời so với các trình soạn thảo dựa trên “block” (khối) hiện đại được tìm thấy trong các ứng dụng như Evernote, Notion, Craft, và thậm chí cả Microsoft Loop.
Các trình soạn thảo dựa trên block mang đến một cách tiếp cận ghi chú linh hoạt hơn nhiều. Mỗi phần nội dung, dù là một đoạn văn bản, một dấu đầu dòng, một hình ảnh hay một đoạn mã, đều được coi là một khối có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp lại. Ngược lại, các containers trong OneNote mang lại cảm giác cứng nhắc và thiếu linh hoạt, hạn chế cách bạn có thể cấu trúc thông tin của mình.
Giao diện người dùng OneNote với các hộp chứa nội dung (note containers) truyền thống, khác biệt so với block editor hiện đại
5. Không lý tưởng cho cộng tác thời gian thực
Trải nghiệm lộn xộn, chậm trễ
Mặc dù OneNote cho phép chia sẻ sổ ghi chép và cùng chỉnh sửa, nhưng khả năng cộng tác thời gian thực của nó vẫn chậm chạp so với các đối thủ như Google Keep, Google Docs và Notion. Tôi thường thấy các bản cập nhật trong OneNote xuất hiện chậm hơn, điều này gây khó khăn trong việc xem những gì người khác đang thực hiện ngay lập tức.
Ngược lại, các ứng dụng như Keep và Notion mang đến trải nghiệm cộng tác hoàn hảo. Thay đổi xuất hiện ngay lập tức, và mọi người có thể xem và phản ứng với những đóng góp của nhau một cách tức thì. Điều này đặc biệt quan trọng trong các môi trường làm việc nhóm đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và cập nhật liên tục.
Màn hình chia sẻ liên kết của OneNote trên máy tính, thể hiện quy trình cộng tác còn rườm rà
6. Tích hợp hạn chế với ứng dụng bên thứ ba
Chỉ hoạt động tốt với ứng dụng của Microsoft
Đúng như dự đoán, OneNote có khả năng tích hợp tuyệt vời với các ứng dụng của Microsoft như Excel và Outlook. Tuy nhiên, nó lại tỏ ra yếu kém khi nói đến các ứng dụng của bên thứ ba. Điều này thường tạo ra những rào cản đáng kể trong quy trình làm việc của tôi.
Hãy tưởng tượng bạn muốn nhúng trực tiếp một tệp từ Google Drive vào ghi chú của mình hoặc tự động gửi các nhiệm vụ từ công cụ quản lý dự án của bạn đến OneNote. Đây là những chức năng mà nhiều ứng dụng ghi chú hiện đại cung cấp, nhưng OneNote lại không tích hợp chúng. Sự thiếu hụt này buộc người dùng phải tìm kiếm các giải pháp thủ công hoặc sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ, làm giảm hiệu suất tổng thể.
Các tùy chọn tùy chỉnh trang ghi chú trong OneNote, nơi tính năng tích hợp bên thứ ba còn hạn chế
7. Các giải pháp thay thế ngày càng vượt trội
Danh sách dài các đối thủ đáng gờm
Hiện nay, không thiếu các ứng dụng thay thế OneNote chất lượng. Bạn có thể lựa chọn Evernote, ứng dụng đang nhận được nhiều bản cập nhật nhanh chóng sau khi được mua lại bởi Bending Spoons. Nếu bạn ưa thích sự đơn giản, Google Keep có thể là một lựa chọn hấp dẫn.
Tuy nhiên, nếu bạn đang đối phó với một quy trình làm việc phức tạp hơn, hãy tìm đến các công cụ hiện đại như Notion, Craft và Obsidian. Những ứng dụng này đang đẩy mạnh giới hạn của một ứng dụng ghi chú có thể làm được. Tương lai của việc ghi chú đang rất rộng mở, và đã đến lúc OneNote phải bắt kịp hoặc bị bỏ lại phía sau.
Bảng so sánh các ứng dụng ghi chú hàng đầu như Notion, Obsidian, OneNote và Evernote, thể hiện sự đa dạng của thị trường
Hơn cả OneNote
Bối cảnh các ứng dụng ghi chú sẽ tiếp tục phát triển đáng kể trong năm 2025. OneNote không còn là công cụ dẫn dắt quy trình làm việc hiệu quả của tôi nữa, vì nó không còn phù hợp với cách tôi làm việc ngày nay. Tin tốt là thế giới các ứng dụng ghi chú đã bùng nổ.
Từ giao diện đẹp mắt và công cụ cộng tác mạnh mẽ đến khả năng tương thích đa nền tảng liền mạch và tích hợp mạnh mẽ, có cả một thế hệ ứng dụng ghi chú mới sẵn sàng giúp chúng ta nắm bắt suy nghĩ một cách chuyên nghiệp. Đừng ngần ngại khám phá các lựa chọn này để tìm ra công cụ phù hợp nhất với phong cách làm việc của bạn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về các ứng dụng ghi chú yêu thích trong phần bình luận bên dưới!
