Notion thường được ca ngợi là không gian làm việc “tất cả trong một”, có khả năng xử lý mọi thứ từ ghi chú, quản lý dự án cho đến xây dựng wiki và cơ sở dữ liệu. Mặc dù tính linh hoạt của nó rất hấp dẫn, nhưng việc cho rằng Notion có thể thay thế hoàn toàn các công cụ chuyên dụng lại không hoàn toàn đúng. Bất chấp bộ tính năng ấn tượng và mức độ phổ biến ngày càng tăng, một số hạn chế cơ bản và lợi thế rõ ràng của phần mềm chuyên biệt cho thấy thời đại của các công cụ chuyên dụng vẫn chưa kết thúc.
Giao diện làm việc của Notion và Capacities, biểu thị sự so sánh giữa hai nền tảng năng suất
1. Ứng dụng Notion chỉ là web wrapper
Trải nghiệm ứng dụng native ở đâu?
Các ứng dụng Notion trên máy tính để bàn và thiết bị di động về cơ bản là “web wrapper”. Chúng là những trình duyệt được tối giản để hiển thị phiên bản web của ứng dụng. Trong khi đó, các công cụ chuyên dụng như OneNote, TickTick, Trello, Day One và nhiều ứng dụng khác đều cung cấp ứng dụng native (ứng dụng gốc). Những ứng dụng này thường nhanh hơn và phản hồi tốt hơn với các tương tác của người dùng vì chúng được xây dựng trực tiếp cho hệ điều hành.
Ứng dụng Notion trên máy tính, minh họa việc chúng hoạt động như một trình duyệt web
Sự khác biệt này đặc biệt rõ rệt khi xử lý các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên. Công bằng mà nói, Notion đã bắt đầu sử dụng nhiều thành phần native hơn trong các ứng dụng di động của họ, nhưng chúng vẫn thiếu sự tỉ mỉ trong từng chi tiết so với các đối thủ native.
2. Notion thiếu chiều sâu tính năng chuyên biệt
Chỉ đáp ứng những nhu cầu cơ bản
Có một số sự khó chịu mà tôi thường gặp phải khi sử dụng Notion vượt ra ngoài khả năng đa năng của nó. Ví dụ, tôi có thể tạo tác vụ trong Notion, nhưng trải nghiệm tổng thể hoàn toàn không thể so sánh với TickTick hoặc Todoist. Tôi không thể đơn giản gõ “Mua sữa lúc 9 giờ sáng mai” và tạo một tác vụ. Thay vào đó, tôi phải chọn ngày và giờ theo cách thủ công.
Tương tự, khi tôi cố gắng thiết lập một nhật ký số trong Notion, tôi ngay lập tức nhớ đến sự phong phú về mặt hình ảnh của Day One. Notion thiếu chế độ xem bản đồ, chế độ xem thư viện chuyên dụng, chế độ xem lịch và nhiều tính năng khác. Cuối cùng, tôi chỉ có một danh sách đơn giản hoặc một bảng cơ bản, dù có chức năng, nhưng lại thiếu đi sự cá nhân hóa mà tôi mong muốn.
Tính năng quản lý tác vụ cơ bản của Notion, so sánh với các công cụ chuyên biệt
Và đừng nói đến việc quản lý dự án. Đúng là Notion cho phép tôi tạo bảng, danh sách, gán tác vụ và đặt thời hạn. Nhưng khi tôi so sánh nó với các tính năng mạnh mẽ của các công cụ như Asana hoặc Jira, những hạn chế trở nên rõ ràng. Tôi bỏ lỡ các quy trình làm việc chuyên biệt, báo cáo nâng cao và phân tích chi tiết mà các công cụ đó cung cấp.
3. Hiệu suất và độ tin cậy hạn chế
Tốc độ chậm lại khi sử dụng rộng rãi
Đây chính là điểm mà Notion tụt hậu so với các công cụ chuyên dụng. Ví dụ, ngay khi tôi bắt đầu sử dụng Notion cho các cơ sở dữ liệu phức tạp với hàng trăm mục nhập, cột và công thức, hiệu suất bị ảnh hưởng rõ rệt. Việc sắp xếp dữ liệu mất nhiều thời gian, lọc dữ liệu có cảm giác ì ạch, và thậm chí chỉ cần cuộn qua một bảng lớn cũng có thể trở nên giật cục.
Đó là lúc những công cụ như Excel thực sự tỏa sáng. Tôi có thể đưa vào đó các bộ dữ liệu khổng lồ, thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng nghìn hàng, và nó vẫn xử lý mọi thứ mà không gặp vấn đề gì. Khả năng phản hồi vẫn sắc nét, các công thức được tính toán lại gần như ngay lập tức, và toàn bộ trải nghiệm cảm thấy đáng tin cậy, ngay cả khi tải nặng.
Không chỉ riêng cơ sở dữ liệu. Tôi cũng nhận thấy những trục trặc tương tự trong Notion khi tôi có các trang rất dài, chứa nhiều phương tiện. Tôi đã phải chấp nhận rằng những ứng dụng chuyên biệt này được xây dựng với một trọng tâm duy nhất là hiệu quả và độ tin cậy.
4. Trải nghiệm người dùng vượt trội trên các công cụ chuyên dụng
Một yếu tố quan trọng quyết định
Trải nghiệm người dùng vượt trội là một trong những lý do khiến tôi quay lại với các công cụ chuyên dụng. Lấy Microsoft To Do làm ví dụ. Tôi mở ứng dụng, sự tập trung của tôi ngay lập tức dồn vào danh sách việc cần làm, và việc thêm một tác vụ mới đơn giản chỉ là nhấp vào nút “+” và gõ. Tôi không cần phải nghĩ về bố cục, khối (block) hay cấu hình cơ sở dữ liệu. Toàn bộ giao diện được thiết kế với một mục tiêu chính: ghi lại các tác vụ một cách nhanh chóng.
Tương tự, Trello chào đón tôi bằng một bảng Kanban ngay lập tức. Nó rõ ràng về mặt hình ảnh, và giao diện kéo thả để quản lý các tác vụ qua các giai đoạn khác nhau rất trực quan. Giờ đây, hãy quay lại Notion. Ngay cả đối với một việc đơn giản như thêm một tác vụ, nó đòi hỏi nhiều lần nhấp chuột.
Rốt cuộc, không giống như Notion, các công cụ chuyên dụng này được thiết kế từ đầu với một trọng tâm cụ thể. Và sự chú ý đến từng chi tiết đó được thể hiện rõ ràng từ trải nghiệm người dùng.
5. Notion thiếu chế độ ngoại tuyến
Một lỗ hổng lớn trong trải nghiệm Notion
Đã là năm 2025 nhưng Notion vẫn thiếu một tính năng quan trọng đối với một ứng dụng năng suất – chế độ ngoại tuyến. Tôi có thể đang trên chuyến bay, ở một khu vực xa xôi với sóng yếu, hoặc đơn giản là muốn làm việc mà không bị internet làm phiền. Trong khi đó, ứng dụng viết chuyên dụng của tôi, công cụ ghi chú hay thậm chí một số phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn. Tiến độ của tôi được lưu cục bộ và sẽ tự động đồng bộ hóa khi tôi kết nối lại internet.
Giao diện làm việc ngoại tuyến, thể hiện sự thiếu hụt chế độ offline của Notion so với các ứng dụng khác
Notion không cung cấp sự linh hoạt tương tự, điều này có thể là một yếu tố quyết định đối với nhiều người dùng.
Kết luận
Notion đã định hình lại cách chúng ta suy nghĩ về việc sắp xếp và năng suất kỹ thuật số. Tuy nhiên, việc tin rằng nó sẽ thay thế tất cả các bộ công cụ năng suất hiện có của bạn là sai lầm. Với tôi, tôi vẫn sử dụng Microsoft To Do để quản lý tác vụ, Excel cho các cơ sở dữ liệu phức tạp và ghi chú dán (sticky notes) để ghi lại những ghi chú nhanh. Sẽ rất thú vị khi xem liệu Notion có thể lấp đầy những khoảng trống này trong tương lai hay không.
Bạn có đồng ý với những phân tích này? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Notion và các công cụ năng suất bạn đang sử dụng trong phần bình luận bên dưới nhé!
