Microsoft Excel thường được biết đến như một công cụ đắc lực của giới kế toán, ẩn mình trong những bảng tính phức tạp. Tuy nhiên, khả năng của nó vượt xa khỏi việc tính toán số liệu và có thể trở thành trợ thủ đắc lực cho nhiều lĩnh vực khác, đặc biệt là trong việc quản lý các sở thích cá nhân. Mặc dù nhiều người có xu hướng tìm đến các công cụ quản lý dữ liệu trực quan hơn như bảng Kanban trên Trello cho các dự án riêng, nhưng khối lượng thông tin khổng lồ từ những đam mê mới có thể khiến bạn phải suy nghĩ lại về sự e dè đối với Excel.
Hầu hết các ứng dụng quản lý sở thích thường tập trung vào khía cạnh theo dõi chi phí, như thể ngân sách là tất cả những gì cần có cho một thú vui. Ngược lại, Excel không phân biệt người dùng, cung cấp cùng một bộ công cụ mạnh mẽ cho người có sở thích cũng như một kế toán viên chuyên nghiệp. Trải nghiệm sử dụng Excel để theo dõi các sở thích của tôi không chỉ là một chuyến đi ngược về quá khứ mà còn khiến tôi nhận ra mình đã đánh giá thấp khả năng tùy biến và tính chi tiết của các bảng tính này. Excel thực sự là một nền tảng linh hoạt, có thể biến hóa để phù hợp với mọi nhu cầu quản lý thông tin phức tạp, từ đó tối ưu hóa cách bạn tương tác và phát triển với đam mê của mình.
Giao diện Excel trên laptop với công cụ phân tích nhanh, hỗ trợ quản lý dữ liệu cá nhân hiệu quả.
5. Theo Dõi Nguồn Tài Nguyên Học Tập và Kiến Thức Mới
Nâng cao kỹ năng mà không làm quá tải trình duyệt
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng không ít người trong chúng ta có niềm đam mê cháy bỏng với việc khám phá những giới hạn công nghệ mới. Điều này thể hiện qua việc thử nghiệm in 3D, mày mò với các container và thủ thuật máy chủ mới nhất cho phòng thí nghiệm tại nhà – những nỗ lực đòi hỏi quá trình học hỏi không ngừng và luôn cập nhật với nhịp đập của ngành. Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn quá trình học hỏi này đến từ các nguồn tài nguyên trực tuyến. Việc để quá nhiều tab trình duyệt mở để xem lại sau này chỉ là một cách chắc chắn để quên đi chúng hoặc làm giảm hiệu suất RAM của máy tính, tùy thuộc vào cấu hình phần cứng bạn đang sử dụng.
Tôi đã nhận thấy Excel là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho các công cụ lưu trữ web, với nhiều tính năng thông minh hơn. Đối với mỗi sở thích mà tôi tham gia, tôi thêm một bảng tính vào tệp Excel với một mẫu nhật ký các nguồn tài nguyên học tập mà tôi phát hiện và có ý định tiêu thụ hoặc xem lại. Điều này có vẻ tốn công sức, nhưng khái niệm này không quá xa lạ so với một danh sách đọc truyền thống. Hơn nữa, tôi ưu tiên tạo danh sách phát trên YouTube hoặc bộ sưu tập trong ứng dụng nếu có thể, và liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập đó trong Excel để giảm bớt gánh nặng.
Trong Excel, tôi có một cột cho mọi thứ tôi cần để lọc hoặc sắp xếp các tài nguyên — kỹ năng, loại tài nguyên, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, phần trăm hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, tôi có thể tìm thấy bài giảng khoa học vật liệu dài hàng giờ mà tôi muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng các công cụ ghi chú thông minh cho sở thích của mình, bạn có thể tạo một bảng tính riêng cho mỗi sở thích và sau đó ghi chú chuyên biệt cho từng video bạn xem, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề.
Thiết bị Remarkable 2 hiển thị văn bản viết tay đã chuyển đổi, minh họa cách lưu trữ tài liệu học tập cho sở thích.
4. Quản Lý Các Sự Kiện và Cộng Đồng Sở Thích
Lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp với Excel
Theo đuổi nhiều sở thích khác nhau giúp chúng ta gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ mới, và việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Thông qua các cuộc họp cộng đồng địa phương, tôi đã có cơ hội thử những chiếc bàn phím cơ vượt xa khả năng tài chính của mình, những cây bút máy từ các quốc gia khác, và thậm chí cả những máy chơi game mà tôi chưa từng sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi kế hoạch đáng kể để thực hiện thoải mái. Lập kế hoạch một sự kiện trong Excel dễ dàng hơn bạn tưởng.
Các ứng dụng thực tế của Excel trong quản lý sự kiện rất đa dạng, từ việc lập ngân sách cho cuộc họp và lên kế hoạch túi quà cho người tham dự, đến tính toán số lượng người tham dự và phân công trách nhiệm cho các tình nguyện viên. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp quản lý danh sách khách mời với các thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham gia vào một buổi tụ họp giải đố. Sự linh hoạt của Excel cho phép bạn điều chỉnh bảng tính để phù hợp với mọi chi tiết, đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được tổ chức một cách khoa học và chuyên nghiệp.
Mẫu bảng tính Excel được thiết kế chuyên nghiệp, ứng dụng trong việc lập kế hoạch sự kiện sở thích.
3. Lập Ngân Sách, Kế Hoạch Mua Sắm và Bảo Trì Vật Dụng Sở Thích
Tối ưu hóa nguồn lực và chi tiêu
Trong hầu hết các sở thích, kể cả những sở thích có rào cản gia nhập bất ngờ phải chăng như thư pháp, bạn sẽ thấy rằng không có giới hạn trên. Bạn có thể học hỏi và thành thạo nghề, nhưng bạn cũng có thể “phá sản” mà không học được gì. Một số sở thích của tôi, như nhiếp ảnh, đã dạy tôi những bài học vô giá về sự kiềm chế tài chính, và tôi hiện sử dụng Excel cho cái mà tôi gọi là “kế toán sở thích”. Cái tên này tự giải thích — các bảng tính Excel giúp tôi theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian tôi đã chờ đợi để mua một món đồ cụ thể, và khi nào tôi cần bảo dưỡng hoặc làm sạch các vật phẩm mình đã sở hữu.
Đây có lẽ là nơi Excel thực sự tỏa sáng. Phần mềm được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô giá. Đúng vậy, có một số ứng dụng tài chính cá nhân và quản lý tài sản cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng bị giới hạn trong khía cạnh tài chính của sở thích. Với Excel, tôi có thể tìm thấy món đồ mua đắt nhất trong năm, liên kết với tần suất tôi đã sử dụng nó, và thậm chí có thể xác định một mức giá bán hợp lý nếu tôi có quá nhiều món đồ tương tự.
Ví dụ, mực bút máy là một “hố đen” không đáy, và tôi phải thừa nhận mình có nhiều mực xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo trong tương lai, cơ sở dữ liệu mực của tôi trên Excel cho biết tôi đã mua mực với giá bao nhiêu, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định một mức giá hợp lý để bán cho người khác. Điều ngược lại cũng đúng, Excel cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực tôi có, được nhóm theo màu và lọc theo các thuộc tính mong muốn, chẳng hạn như khả năng chống nước, để xác định xem tôi có thực sự cần một chai mực khác hay không. Tôi cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm các màu cần bổ sung. Nếu không phải cho mực bút máy, bạn dễ dàng ngoại suy một bảng như vậy để quản lý nhựa hoặc filament in 3D.
Bảng tính Excel so sánh các ống kính máy ảnh theo giá, minh họa việc lập ngân sách mua sắm thiết bị sở thích.
Biểu đồ ngân sách chi tiêu trong Excel, thể hiện cách quản lý tài chính hiệu quả cho các hoạt động giải trí.
2. Quản Lý Kho Lưu Trữ và Bộ Sưu Tập Cá Nhân
Dành cho những người đam mê sưu tầm
Nếu bạn là một người yêu sách hoặc một nhà sưu tập tiền tệ quốc tế hay tem bưu chính, thì việc quên mất những gì đã có trong bộ sưu tập của mình có lẽ đã xảy ra nhiều hơn một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm phát hành, đảm bảo bạn không bao giờ mua trùng lặp một cách vô ý tại các buổi đấu giá hay chợ đồ cũ. Hơn nữa, Excel còn cung cấp tính năng xác thực dữ liệu tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của vật phẩm, có thể là một danh sách thả xuống giúp tôi tiết kiệm thời gian khi thêm đồ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) còn giúp dễ dàng xác định các vật phẩm có tình trạng tốt nhất và tệ nhất nếu chúng được mã hóa bằng màu sắc.
Tôi cũng thích sử dụng Excel như một cơ sở dữ liệu tập trung để ghi chú về câu chuyện xuất xứ của các món đồ sưu tầm, hoặc về các thuộc tính độc đáo của các vật phẩm chức năng như bút và filament máy in, những thứ mà tôi có thể quên sau vài năm sử dụng. Khi tôi lưu trữ hình ảnh và thông tin khác về các món đồ sưu tầm của mình trực tuyến, hoặc biết về một kho lưu trữ công khai dữ liệu đó, tôi dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, tôi có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon mà tôi đã sưu tập, và thông tin được cộng đồng quản lý về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn bảng tính Excel của riêng tôi.
Tôi chưa dám làm điều đó, nhưng việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua sẽ được đơn giản hóa ngay lập tức khi cơ sở dữ liệu nằm trong Excel. Dễ hiểu là giá mua có ít ý nghĩa nếu bạn đã trải đều các khoản thanh toán trong nhiều năm mua sắm, hoặc nếu bạn có kế hoạch thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại, nhưng các tích hợp AI có thể kéo dữ liệu từ web có thể khắc phục điều đó trong tích tắc. Quản lý kho hàng dễ dàng là cách hữu ích nhất mà Excel giúp ích cho những người có sở thích như tôi. Công việc duy nhất còn lại là cập nhật bảng tính.
Bảng kiểm kê chi tiết bộ sưu tập mực bút máy trong Excel, giúp quản lý vật phẩm sở thích chuyên nghiệp.
1. Theo Dõi Tiến Độ Xây Dựng và Dự Án Đang Diễn Ra
Luôn có một dự án đang được triển khai
Một phần của các tính năng quản lý kho hàng mà Excel cung cấp cho người có sở thích có thể giúp việc hoàn thành các dự án trở nên rất dễ dàng, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án đồng thời. Tôi thấy việc theo dõi quá trình xây dựng này cực kỳ hữu ích cho các dự án bàn phím cơ, vốn cần các bộ phận được lấy từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, tôi thường cấp cho mỗi dự án một bảng tính mới trong tệp Excel, và một thùng phụ tùng mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ đến để bắt đầu xây dựng. Tôi cũng sử dụng các danh sách thả xuống và biểu đồ tròn để có thông tin tổng quan về mức độ gần hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những thứ trong danh mục vật liệu mà tôi có thể đã có sẵn. Điều này rất tuyệt vì tôi có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong bảng kiểm kê để đảm bảo tôi có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách mà tôi đã đề cập trước đó cho phép tôi ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Tôi không sử dụng tính năng ưu tiên nhiều, nhưng nó có thể giúp một số người có sở thích gán mức độ ưu tiên hoặc hữu ích cho các dự án đang diễn ra của họ để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để kiểm tra các bước quan trọng trong quá trình thực hiện. Các công thức đơn giản như công thức dưới đây có thể cho bạn biết dự án của bạn có đang đi đúng hướng hay vượt quá ngày hoàn thành dự kiến:
=IF(TODAY()>C2,"Quá hạn","Đúng hạn")
Nếu sở thích của bạn yêu cầu bảo trì thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh bổ sung, ẩn giấu mà Excel phát huy tác dụng. Sử dụng sự kết hợp giữa định dạng có điều kiện và các ô có ngày tháng, bạn có thể thiết lập lịch trình bảo trì định kỳ cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, dây an toàn, cáp, đầu nối và các thiết bị chuyên dụng khác. Một cái nhìn nhanh vào kho hàng của bạn trước khi bạn lên kế hoạch một dự án hoặc hoạt động sẽ tiết lộ thiết bị nào đã sẵn sàng để sử dụng và những gì cần được kiểm tra trước.
Luôn kiểm soát mọi sở thích của bạn
Mặc dù Google Sheets và các lựa chọn thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu ngoại tuyến tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Đúng vậy, tôi đồng ý, nỗ lực ban đầu để sàng lọc các vật phẩm thực tế của bạn để số hóa kho hàng sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ, nhưng tôi thực sự khuyến khích bạn thử sử dụng Excel để quản lý sở thích tiếp theo mà bạn theo đuổi. Nó có thể đủ sức thuyết phục bạn thực hiện tất cả những mục nhập cũ, giống như tôi đã làm. Hãy bắt đầu hành trình biến Excel thành người bạn đồng hành không thể thiếu trong thế giới đam mê của bạn ngay hôm nay!
