Trong kỷ nguyên số, việc quản lý thông tin cá nhân và công việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Với vô vàn ứng dụng ghi chú xuất hiện trên thị trường, từ đơn giản đến phức tạp, việc tìm ra công cụ phù hợp và tối ưu hóa cách sử dụng chúng là chìa khóa để tăng năng suất ghi chú. Sau quá trình dài thử nghiệm các ứng dụng như Standard Notes, Obsidian và Notion, chúng tôi đã đúc kết được 4 “hack” đơn giản nhưng mạnh mẽ, có thể thay đổi hoàn toàn trải nghiệm ghi chú của bạn, giúp bạn biến những ý tưởng vụn vặt thành một hệ thống kiến thức có tổ chức và dễ dàng truy xuất.
Máy tính bảng ghi chú ReMarkable hỗ trợ quá trình ghi chú kỹ thuật số
1. Tối Ưu Tìm Kiếm Với Thẻ (Tags) Và Từ Khóa
Tầm quan trọng của việc sắp xếp ghi chú
Mục đích cuối cùng của việc ghi chú hiệu quả là để bạn có thể dễ dàng tìm lại thông tin khi cần. Thường thì chúng ta chỉ chú trọng đến việc viết ra mà quên đi khâu tổ chức, khiến cho núi ghi chú trở nên khó quản lý về sau. Cách tốt nhất để đảm bảo khả năng truy xuất là áp dụng các thẻ (tags) và từ khóa, hoặc thậm chí mã hóa màu sắc nếu ứng dụng hỗ trợ. Các công cụ như Standard Notes và Obsidian cung cấp những phương pháp khá phức tạp để bạn cấu trúc ghi chú của mình.
Trong Standard Notes, bạn có thể tạo các thẻ và sau đó kéo thả ghi chú vào những thẻ tương ứng. Đối với Obsidian, chỉ cần gõ #tên_thẻ vào bất kỳ đâu trong ghi chú, nó sẽ tự động được phân loại. Cả hai ứng dụng này đều hỗ trợ tính năng thư mục lồng nhau, cho phép bạn xây dựng một cây thư mục chi tiết để phân loại ghi chú một cách cực kỳ khoa học, từ đó việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.
Màn hình ứng dụng ghi chú Docs trên MacBook, thể hiện sự đa dạng của các công cụ ghi chú hiện nay
2. Ghi Chú Bằng Giọng Nói (Voice-to-Text): Cách Nhanh Nhất
Đánh giá khả năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản
Trước đây, công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản (voice-to-speech) chưa đạt đến mức độ hài lòng, thường đòi hỏi nhiều chỉnh sửa thủ công và gây frustrat. Tuy nhiên, hiện nay công nghệ này đã có những bước tiến vượt bậc. Chỉ với phím tắt Win + H trên Windows, ứng dụng Voice Typing sẽ ngay lập tức phiên âm lời nói của bạn vào ứng dụng ghi chú, thậm chí còn tự động thêm dấu câu chính xác. Tính năng này hoạt động mượt mà không chỉ trong các ứng dụng ghi chú mà còn ở bất kỳ trường nhập văn bản nào.
Nếu bạn muốn nâng cao trải nghiệm, plugin Whisper cho Obsidian là một lựa chọn tuyệt vời. Tuy nhiên, bạn sẽ cần tài khoản OpenAI API và đủ số dư tín dụng để sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản. Ngay cả khi không có tín dụng, plugin vẫn có thể lưu lại các ghi chú dưới dạng tệp âm thanh. Một ưu điểm khác của Whisper là khả năng nhanh chóng cài đặt ngôn ngữ giọng nói trong cài đặt của nó, trong khi Windows Voice Typing yêu cầu bạn thêm ngôn ngữ từ Settings -> Time & language -> Language & region và đặt nó làm ngôn ngữ ưu tiên.
Ghi chú nhanh bằng Sublime Text trên Windows 11, một ví dụ về công cụ hỗ trợ ghi chú hiệu quả
3. Liên Kết Các Ghi Chú Và Tệp Tin: Giải Pháp Cho Kịch Bản Phức Tạp
Xây dựng mạng lưới thông tin cá nhân
Đôi khi, bạn chỉ cần ghi lại một vài ý tưởng, nhưng thường thì những ý tưởng mới sẽ phát sinh và có mối liên hệ với những ghi chú cũ. Bạn có thể tìm lại ghi chú trước đó và bổ sung, nhưng Obsidian cung cấp một tính năng tuyệt vời để đơn giản hóa việc này: liên kết các ghi chú với nhau.
Khi bạn nhấn phím [[ hai lần ở cuối một dòng văn bản, bạn sẽ có thể chèn liên kết đến một ghi chú khác nếu chúng nằm trong cùng một thư mục. Một cách tuyệt vời khác để làm phong phú thêm cơ sở tri thức trong ghi chú của bạn là liên kết các tệp tin. Obsidian, Standard Notes (trong phiên bản Premium) và Notion đều cung cấp tùy chọn này. Điều này đặc biệt hữu ích khi ghi chú của bạn cần được bổ sung thông tin từ một tệp kỹ thuật số, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý dữ liệu liên quan.
Màn hình ứng dụng Notion trên laptop, thể hiện giao diện người dùng có thể tùy chỉnh
4. Tận Dụng Mẫu (Templates): Khởi Đầu Nhanh Chóng
Không cần bắt đầu từ con số 0
Nếu ứng dụng ghi chú của bạn đi kèm với các mẫu (templates) khác nhau, việc sử dụng chúng là một ý tưởng tuyệt vời để tăng năng suất ghi chú. Đây là điều chúng tôi đặc biệt yêu thích ở Notion. Nó cung cấp quyền truy cập vào vô số mẫu dựng sẵn cho mọi loại ghi chú, từ danh sách mua sắm đơn giản đến theo dõi thói quen và kế hoạch quản lý dự án phức tạp.
Không phải tất cả các mẫu đều miễn phí, nhưng phần lớn là vậy, và chúng thực sự giúp tăng năng suất của bạn lên gấp bội. Ngược lại, bạn có thể tự xây dựng mẫu trong Obsidian, nhưng quá trình này phức tạp hơn nhiều; các mẫu dựng sẵn duy nhất thường chỉ là cấu trúc thời gian và ngày tháng. Standard Notes chỉ đi kèm với một vài loại ghi chú, và chỉ có văn bản thuần túy có sẵn trong phiên bản miễn phí.
So sánh giao diện Obsidian và Notion, hai ứng dụng ghi chú phổ biến giúp tăng năng suất
Việc tổ chức và liên kết các ghi chú hay tệp tin chỉ là một vài cách để nâng tầm năng suất. Khi đã quen với việc ghi chú bằng giọng nói và phiên âm chúng, bạn sẽ đạt được một cấp độ hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, bước quan trọng nhất trong quá trình này là tìm ra ứng dụng ghi chú phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân của bạn. Từ kinh nghiệm của chúng tôi, Standard Notes, Obsidian và Notion là những lựa chọn hàng đầu cho bất kỳ ai coi ghi chú là công cụ tăng năng suất, nhưng dù bạn sử dụng ứng dụng nào, những mẹo trên chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn đáng kể.
Bạn đã áp dụng mẹo nào để ghi chú hiệu quả hơn? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn với dancongnghe.net trong phần bình luận nhé!
