Notion đã khẳng định vị thế là một không gian làm việc tất cả trong một vô cùng mạnh mẽ, với khả năng tích hợp cùng hơn 120 nền tảng và ứng dụng khác. Tuy nhiên, liệu bạn có thực sự tận dụng hết tiềm năng của chúng? Bằng cách kết nối Notion với các công cụ bên ngoài, người dùng có thể mở rộng khả năng và lấp đầy những khoảng trống chức năng mà Notion còn thiếu. Đáng tiếc, Thư viện Tích hợp của Notion (Notion’s Integration Gallery) không thực sự cung cấp nhiều giá trị cho người dùng phổ thông, trừ khi bạn đang sử dụng các nền tảng chuyên biệt. Mặc dù vậy, vẫn có những lựa chọn tích hợp thực sự ý nghĩa dành cho người dùng hàng ngày mà bạn không nên bỏ qua.
Notion tự thân đã có thể thực hiện rất nhiều công việc ngay lập tức—từ việc xây dựng hệ thống theo dõi thời gian cá nhân cho đến tạo ra các hệ thống toàn diện để quản lý cuộc sống. Đây cũng là một lý do khiến Thư viện Tích hợp của nó có vẻ “thiếu” các ứng dụng thực sự cần thiết. Thay vì liệt kê những tích hợp Notion “hàng đầu” quen thuộc, chúng ta hãy cùng khám phá các danh mục tích hợp chính và các ứng dụng phổ biến trong từng danh mục, để xem đâu là những lựa chọn đáng để bạn bổ sung vào quy trình làm việc của mình.
Logo Notion trên bảng quảng cáo điện tử giữa giao thông ban đêm, minh họa cho khả năng tích hợp hệ thống Notion trong doanh nghiệp.
5 Công Cụ Quản Lý Dự Án Hàng Đầu Tích Hợp Notion
Tối ưu Tổ chức Công việc và Hợp tác Hiệu quả
Nếu bạn là người dùng cá nhân, Notion có lẽ đã là công cụ quản lý dự án của bạn. Tuy nhiên, có thể đây không phải là nền tảng quản lý dự án bạn sử dụng cho công việc, hoặc bạn đang trong quá trình chuyển đổi từ một nền tảng khác sang Notion. Hai nền tảng nổi tiếng có thể tích hợp với Notion là Trello và Asana.
Cả hai tích hợp này chủ yếu cho phép bạn nhúng bản xem trước vào Notion hoặc đồng bộ/nhập thông tin. Điều này đặc biệt hữu ích khi chuyển đổi từ một trong các nền tảng này sang Notion, vì nó cho phép bạn truy cập dữ liệu từ Trello và Asana mà không cần rời khỏi Notion. Tích hợp cũng rất tiện lợi nếu bạn đang sử dụng Notion như một bảng điều khiển trung tâm cho nhiều nền tảng thay vì một hệ thống quản lý dự án chuyên biệt.
4 Tích Hợp Lưu Trữ Đám Mây: Truy Cập File Dễ Dàng
Dễ dàng truy cập file trên nhiều nền tảng
Notion hiện vẫn thiếu hỗ trợ cho một số nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến như Proton Drive và Microsoft OneDrive. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng Google Drive, Dropbox, hoặc Box, các tích hợp Notion của chúng rất đáng để cân nhắc. Các tích hợp này cung cấp chức năng tương tự nhau:
- Google Drive: Đính kèm và xem trước tài liệu, bảng tính và bản trình bày trực tiếp trong Notion.
- Box: Duyệt file, dán liên kết Box vào Notion và nhúng bản xem trước.
- Dropbox: Duyệt file và nhúng bản xem trước trong Notion.
Việc nhúng file vào Notion hữu ích hơn nhiều so với chỉ dán các liên kết thô. Chẳng hạn, bản xem trước PDF cho phép bạn xem nội dung mà không cần mở tài liệu. Hạn chế chính là đôi khi cần phải cấp quyền kết nối lại, điều này có thể gây ra vấn đề truy cập cho những người cộng tác.
3 Công Cụ Tự Động Hóa Workflow: Tiết Kiệm Thời Gian Vượt Trội
Vượt xa những gì có trong thư viện tích hợp
Các tích hợp này nằm trong số những công cụ mạnh mẽ nhất hiện có, nhưng chúng đòi hỏi một quá trình học hỏi và thiết lập ban đầu. Khả năng của chúng chỉ bị giới hạn bởi những gì bạn cấu hình trong chính các nền tảng đó. IFTTT (If This Then That) kết nối Notion với hơn 700 ứng dụng, Zapier với hơn 5.000 ứng dụng, và Integrately với hơn 1.100 ứng dụng.
Tên của IFTTT đã giải thích cách thức hoạt động của các nền tảng này: tự động hóa về cơ bản là lập trình các tác vụ theo kiểu “Nếu điều này xảy ra, thì hãy làm điều kia.” Nhiều chức năng tự động hóa diễn ra bên ngoài nền tảng Notion. Một số ví dụ bao gồm:
- Nếu một thẻ Trello được giao cho bạn, hãy tạo một mục To-Do trong Notion.
- Nếu một tin nhắn Slack được đánh dấu, hãy thêm nó làm nhiệm vụ ưu tiên trong Notion.
- Nếu một sự kiện Lịch Google được tạo, hãy đồng bộ nó với Notion và đăng thông báo lên Slack.
- Nếu bạn thêm một mục qua Siri hoặc Alexa, hãy tạo một mục tương ứng trong Notion.
2 Ứng Dụng Sơ Đồ Tư Duy (Mind Map): Hình Dung Ý Tưởng & Khái Niệm
Trực quan hóa ý tưởng và khái niệm
Mặc dù Draw.io, công cụ miễn phí được yêu thích, không có sẵn dưới dạng tích hợp Notion, nhưng Mindmap.so và Miro là những lựa chọn thay thế tuyệt vời. Nếu bạn là người có tư duy trực quan, sơ đồ tư duy là một cách tuyệt vời để động não, phân tích các chủ đề phức tạp và tổ chức các ý tưởng đa chiều.
- Mindmap.so: Thay vì tích hợp trực tiếp vào Notion, Mindmap.so cho phép bạn nhập các trang và cơ sở dữ liệu Notion vào nền tảng của nó, giúp bạn xem trước nội dung Notion trực tiếp trong Mindmap.so.
- Miro: Cho phép nhúng các bảng Miro trực tiếp vào Notion với tính năng đồng bộ hóa theo thời gian thực, đảm bảo rằng mọi cập nhật trong Notion sẽ được phản ánh ngay lập tức trong Miro.
Giao diện Notion hiển thị các mẹo và thủ thuật hàng đầu, giúp người dùng tận dụng tối đa nền tảng Notion thông qua các mẫu template hiệu quả.
1 Tích Hợp Độc Lập Khác của Notion: Đa Dạng & Tiện Lợi
Nâng cao trải nghiệm Notion của bạn
Một số tích hợp không thuộc bất kỳ danh mục cụ thể nào, nhưng vẫn cung cấp chức năng giá trị. Một trong những ứng dụng được nhắc đến thường xuyên nhất là Fillout Forms— một công cụ xây dựng biểu mẫu được thiết kế riêng cho Notion, giúp điền dữ liệu phản hồi vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Hầu hết các tích hợp Notion chủ yếu cho phép nhúng nội dung từ nền tảng này sang nền tảng khác. Tuy nhiên, một vài trong số đó cung cấp chức năng bổ sung có thể nâng cao đáng kể khả năng vốn đã mạnh mẽ của Notion. Các tích hợp giá trị nhất là các công cụ tự động hóa như IFTTT và Zapier, nhưng các gói miễn phí của chúng khá hạn chế và chủ yếu đóng vai trò như các bản demo. Những giới hạn này dường như được thiết kế để khuyến khích người dùng nâng cấp lên gói trả phí khi họ nhận ra rằng không thể thực hiện nhiều công việc nếu không nâng cấp.
Dù bạn đang sử dụng Notion cho mục đích gì, có lẽ bạn đã tìm ra cách để nó hoạt động hiệu quả cho nhu cầu của mình—có lẽ đó là lý do tại sao các tích hợp Notion không được chú ý nhiều. Mặc dù vậy, các tùy chọn nhúng thực sự hữu ích nếu bạn đã sử dụng một số nền tảng được đề cập, vì vậy việc tích hợp chúng vào quy trình làm việc có thể là một bổ sung đáng giá.
Biểu tượng ứng dụng Notion màu hồng và tím, đại diện cho công cụ không gian làm việc tất cả trong một.
