Trong hành trình tìm kiếm công cụ quản lý dự án cá nhân hiệu quả, việc sử dụng kết hợp Trello và Notion đôi khi trở nên quá sức. Dù cả hai đều là những ứng dụng mạnh mẽ, nhưng việc phải liên tục chuyển đổi giữa chúng khiến tôi dần cảm thấy mệt mỏi. Sau khi thử nghiệm nhiều giải pháp thay thế, tôi quyết định nghe theo lời khuyên từ đồng nghiệp và dùng thử Focalboard – một ứng dụng mã nguồn mở đầy hứa hẹn. Mục tiêu của tôi là tìm kiếm một công cụ quản lý dự án cá nhân có thể hợp nhất lịch, danh sách công việc và các thẻ kiểu Kanban trong một giao diện duy nhất. Tôi đã tự host (self-host) máy chủ Focalboard cho mục đích cá nhân, và đây là câu chuyện về cách Focalboard đã giúp tôi thay thế Trello và Notion, từ đó tăng cường năng suất làm việc một cách đáng kể.
Các lựa chọn thay thế Notion hỗ trợ làm việc ngoại tuyến, thể hiện sự linh hoạt
Thiết Lập Máy Chủ Focalboard Cá Nhân: Không Dễ Như Tưởng?
Quá trình triển khai có những thử thách riêng
Focalboard là một ứng dụng hoàn toàn mã nguồn mở, và đây chính là một trong những lý do chính khiến tôi quyết định triển khai nó trên máy chủ tại nhà. Mặc dù ứng dụng có sẵn các phiên bản độc lập cho macOS, Windows và Linux, nhưng điều đó đồng nghĩa với việc dữ liệu chỉ nằm trên một máy và không thể truy cập từ nơi khác. Vì vậy, tôi đã chọn tự host máy chủ Focalboard Personal Server. Tôi cài đặt nó bằng Docker trên chiếc Raspberry Pi đang chạy Pi OS Lite (64-bit) của mình.
Quá trình cài đặt diễn ra khá suôn sẻ nhờ vào image Docker của Focalboard do Jimmymasaru cung cấp cho các thiết bị ARM. Đó là cách tôi chạy Focalboard trong một container Docker trên máy chủ home lab của mình. Tuy nhiên, quá trình nhập dữ liệu từ Trello và Notion lại gặp một chút khó khăn. Để nhập dữ liệu từ Trello và Notion, tôi phải tạo các kho lưu trữ bằng cách xuất chúng dưới dạng tệp JSON. Đây là phần duy nhất tốn công sức khi làm việc với Focalboard, nhưng sau đó, các kho lưu trữ này có thể được nhập vào và sử dụng với rất ít chỉnh sửa.
Khả Năng Truy Cập Đa Nền Tảng Chỉ Với Trình Duyệt Web
Tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt
Lý do chính khiến tôi chọn Focalboard Personal Server là khả năng sử dụng nó qua trình duyệt web thay vì phụ thuộc vào một ứng dụng cụ thể. Dù là máy tính hay máy tính bảng, Focalboard đều dễ dàng truy cập và hoạt động. Mặc dù giao diện trên thiết bị di động vẫn chưa thực sự hoàn thiện, nhưng vẫn có thể sử dụng được.
Giao diện Focalboard được truy cập qua trình duyệt web trên máy tính bảng, minh họa tính linh hoạt đa nền tảng
Việc truy cập Focalboard từ máy tính hoặc máy tính bảng giúp mọi thành viên trong gia đình tôi dễ dàng sử dụng. Quan trọng nhất, tất cả các thay đổi mà bất kỳ ai thực hiện đều được phản ánh gần như ngay lập tức, mang lại trải nghiệm nhất quán, đặc biệt khi cộng tác trong các công việc hàng ngày.
Tận Dụng Bảng Kanban Để Quản Lý Dự Án Hiệu Quả
Bắt đầu các dự án một cách nhanh chóng
Theo mặc định, Focalboard bao gồm một bộ sưu tập các bảng mà tôi có thể dễ dàng sao chép để tạo danh sách việc cần làm hàng tuần và lập kế hoạch dự án. Điều này giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, thay vì phải xây dựng một bảng từ đầu. Bộ sưu tập các mẫu mặc định bao gồm các bảng thường dùng trong một nhóm, như sales pipeline, sprint planner hoặc team perspective.
Tuy nhiên, cuối cùng tôi đã sao chép các mẫu “mục tiêu cá nhân”, “dự án” và “lịch nội dung” để tạo các bảng riêng từ đầu. Tôi thấy rất thú vị khi có thể thêm nhiều thuộc tính khác nhau, như tên, ngày, email, URL, ô checkbox, và nhiều hơn nữa vào một thẻ tác vụ. Để thuận tiện, tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của một bảng tùy thuộc vào các tác vụ và cách tôi muốn xem dữ liệu.
Sắp Xếp Công Việc: Nhóm, Lọc, Sắp Xếp Tác Vụ Để Có Cái Nhìn Toàn Diện
Tổ chức lại sự hỗn loạn
Việc chạy hai phiên bản Focalboard riêng biệt không giúp tôi thoát khỏi sự hỗn loạn tự gây ra. May mắn thay, Focalboard cung cấp nhiều tùy chọn để tôi tổ chức và lọc các thẻ theo cách tôi muốn xem. Tôi sử dụng tùy chọn “Properties” để thêm nhiều chi tiết hơn vào các thẻ, chẳng hạn như ngày tạo, người tạo và bình luận, để tôi không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Ngoài ra, Focalboard còn cung cấp các tùy chọn nhóm, lọc và sắp xếp để xem các tác vụ theo các thuộc tính hoặc giá trị cụ thể.
Việc nhóm chúng lại giúp tôi dễ dàng xem trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của chúng, cho phép tôi xử lý các tác vụ cần được chú ý ngay lập tức. Thường xuyên, tôi nhận thấy gia đình mình sử dụng các bộ lọc để tập trung vào các tác vụ cụ thể chỉ liên quan đến họ. Việc sắp xếp các tác vụ theo trạng thái mỗi tuần giúp tôi có cái nhìn rõ ràng về tiến độ của mình.
Tiện Ích Khi Sử Dụng Ngoại Tuyến: Hoàn Toàn Kiểm Soát Dữ Liệu
Không cần kết nối internet hoạt động
Vì tôi tự host Focalboard, tôi có thể sử dụng nó cục bộ, ngay cả khi không có kết nối internet hoạt động. Tất nhiên, tôi biết rằng Notion có thể làm việc ngoại tuyến, nhưng việc truy cập dữ liệu từ các thiết bị khác liên quan đến quá trình đồng bộ hóa, điều này đôi khi có thể làm chậm mọi thứ. Tuy nhiên, tôi không thể nói điều tương tự về Trello, và do đó, tôi muốn có khả năng sử dụng cục bộ mà không phụ thuộc vào kết nối internet và cho phép tôi toàn quyền sở hữu dữ liệu của mình.
Giao diện chế độ tối của Focalboard, tượng trưng cho khả năng làm việc ngoại tuyến mượt mà và tập trung
Tôi đã neo phiên bản Focalboard vào bảng điều khiển trên chiếc iPad mà tôi chia sẻ với gia đình, cho phép họ xem và sử dụng nó. Vì Focalboard lưu trữ tất cả dữ liệu trong bộ nhớ của home lab, tôi chưa từng gặp bất kỳ lỗi hoặc chậm trễ bất thường nào khi truy cập.
Mời Cộng Tác Không Giới Hạn Người Dùng: Vượt Trội So Với Đối Thủ
Không có giới hạn số lượng
Giới hạn người dùng trong Trello và giới hạn “Block” trong Notion đã đẩy tôi đến bờ vực. Với Focalboard, tôi nhanh chóng tận dụng sự tự do “không giới hạn” này, vì tôi đã gửi lời mời như kẹo. Vì không có giới hạn về số lượng người dùng hoặc khách mời mà tôi có thể mời, điều này đã giúp tôi thoát khỏi những hạn chế của Notion và Trello về người dùng và số lượng block trên mỗi dự án. Việc host cục bộ có nghĩa là chỉ những người trong mạng nội bộ của tôi mới có thể truy cập, và tôi hài lòng với điều đó.
Tuy nhiên, tôi đang cân nhắc cài đặt một phiên bản Focalboard trên VPS Ubuntu dự phòng của mình và sử dụng nó với bạn bè cũng như anh chị em họ sống ở các quốc gia khác nhau. Phần duy nhất khiến tôi băn khoăn là tôi không thể loại bỏ hoàn toàn người dùng khỏi một cơ sở dữ liệu.
Ứng dụng Notion đang mở trên laptop, làm nổi bật sự khác biệt về giới hạn người dùng so với Focalboard tự host
Giao Diện Tối Giản, Tập Trung Tối Đa
Giao diện của Focalboard giữ mọi thứ đơn giản nhưng vẫn cho phép bạn tận hưởng không gian làm việc kiểu Kanban. Sau khi sử dụng, tôi tin rằng mình không cần một công cụ quản lý dự án phức tạp cho mục đích cá nhân. Mặc dù Focalboard có thể trông hơi lỗi thời, nhưng nó bao gồm tất cả các tùy chọn để thêm biểu tượng, thuộc tính người tạo và các tính năng tổ chức khác. Gia đình tôi không bỏ lỡ cơ hội kiểm tra các công việc của chúng tôi và thích để lại bình luận. Cá nhân tôi, tôi đã trở nên có trách nhiệm hơn một chút với các mục tiêu công việc của mình, ngoài việc theo dõi các công việc giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần.
Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng Focalboard không phải là sự thay thế phù hợp cho Notion để thêm nội dung vượt ra ngoài các tác vụ và dự án của tôi. Đối với việc quản lý kiến thức, tôi đã đưa Docmost vào danh sách rút gọn để thay thế Notion, vì tôi có thể nhanh chóng triển khai và chạy nó trong một Docker container.
Kết Luận
Focalboard đã chứng minh là một giải pháp quản lý dự án cá nhân hiệu quả và đáng giá, đặc biệt đối với những ai ưu tiên quyền sở hữu dữ liệu và khả năng truy cập cục bộ. Với khả năng tự host, giao diện Kanban trực quan, và các tính năng tổ chức mạnh mẽ, Focalboard đã giúp tôi tối ưu hóa năng suất và kiểm soát công việc cá nhân một cách vượt trội so với Trello và Notion. Mặc dù có một vài hạn chế nhỏ như quá trình nhập dữ liệu ban đầu hay giao diện di động chưa hoàn hảo, nhưng những lợi ích mà nó mang lại (đặc biệt là khả năng cộng tác không giới hạn người dùng và làm việc ngoại tuyến) đã làm lu mờ mọi nhược điểm.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án cá nhân mã nguồn mở, linh hoạt và cho phép bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu, Focalboard chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Logo chính thức của Focalboard, biểu tượng cho giải pháp quản lý dự án cá nhân mã nguồn mở và hiệu quả
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Focalboard hoặc các công cụ quản lý dự án cá nhân mà bạn đang sử dụng!
