Trong bối cảnh Notion đã trở thành công cụ quen thuộc để quản lý ý tưởng, dự án và tổ chức công việc nhóm, nó vẫn còn một hạn chế lớn: quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân của bạn trong không gian làm việc. Đối với những ai đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Notion chú trọng quyền riêng tư, không gì có thể sánh bằng một wiki tự lưu trữ (self-hosted wiki). Thị trường không thiếu những công cụ như vậy, và trong số đó, Docmost nổi bật với những lý do thuyết phục, mang đến một góc nhìn mới mẻ về quản lý tài liệu và năng suất làm việc nhóm.
Chúng tôi đã trải nghiệm Docmost và thực sự ấn tượng. Dưới đây là lý do tại sao Docmost tạo nên một lựa chọn mạnh mẽ cho bất kỳ ai muốn xây dựng một không gian làm việc toàn diện và hiệu quả.
Docmost – Giải pháp thay thế Notion tự lưu trữ, bảo mật dữ liệu cá nhân
Giao diện người dùng quen thuộc, thân thiện như Notion
Không cần thời gian học hỏi
Một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của Docmost là giao diện người dùng quen thuộc, tương tự như Notion. Sự giống nhau có chủ đích này giúp giảm đáng kể thời gian học hỏi. Không như các đối thủ khác của Notion (như Logseq, Anytype hay Capacities), bạn sẽ không gặp khó khăn khi bắt đầu với Docmost trên máy tính để bàn. Nếu bạn đã quen thuộc với bố cục, cấu trúc và chức năng của Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn thoải mái với Docmost. Thậm chí cấu trúc tổ chức cũng giống hệt, điều mà chúng tôi sẽ đi sâu hơn sau.
Giao diện người dùng Docmost quen thuộc, dễ sử dụng tương tự Notion
Trình chỉnh sửa hiện đại tích hợp lệnh Slash Command
Loại bỏ thanh công cụ rườm rà
Docmost ưu tiên một không gian làm việc gọn gàng và không lộn xộn. Việc tích hợp lệnh gạch chéo (slash command) giúp tinh gọn quy trình tạo nội dung. Bạn có thể dễ dàng chèn nhiều loại khối, tùy chọn định dạng và các phần tử nhúng chỉ với các nhập liệu văn bản đơn giản, tránh các thanh công cụ cồng kềnh và phức tạp. Điều này mang lại trải nghiệm viết nhanh hơn và mượt mà hơn.
Nếu bạn chưa quen với lệnh slash command, bạn luôn có thể sử dụng ngôn ngữ Markdown để định dạng ghi chú của mình. Markdown đặc biệt hữu ích cho những người thích quy trình làm việc bằng bàn phím. Mục lục cũng rất tiện lợi nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu dài. Giống như Notion, khả năng gán các biểu tượng độc đáo cho các trang Docmost giúp tăng tính trực quan.
Chúng tôi cũng đánh giá cao một số tính năng thông minh trong trình chỉnh sửa. Ví dụ, khi bạn thêm một khối callout, bạn có thể chọn giữa các loại thông tin (info), cảnh báo (warning), nguy hiểm (danger) và thành công (success).
Khả năng tổ chức mạnh mẽ
Tạo không gian làm việc cho từng mục đích cụ thể
Docmost cho phép người dùng tạo các không gian làm việc riêng biệt, mỗi không gian đóng vai trò là một trung tâm chuyên dụng cho các dự án và nhóm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể có các không gian làm việc riêng cho “Dự án cá nhân”, “Cộng tác nhóm” và “Cơ sở tri thức”.
Tính năng này khá tiện lợi cho những người đảm nhiệm nhiều vai trò hoặc quản lý các dự án đa dạng, vì nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và có tổ chức cho công việc của họ. Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo một cấu trúc phân cấp các trang và trang con. Ví dụ, bạn có thể có một trang “Dự án X” và thêm các trang con cho “Nghiên cứu”, “Lập kế hoạch” và “Thực hiện”. Khả năng này là vô tận.
Cấu trúc không gian làm việc Docmost giúp tổ chức dự án hiệu quả
Chèn sơ đồ chi tiết dễ dàng
Trực quan hóa dữ liệu tức thì
Đây là điểm mà Docmost vượt trội hơn Notion. Nó có hỗ trợ gốc cho Mermaid. Bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiều loại sơ đồ, như biểu đồ luồng (flowcharts), biểu đồ trình tự (sequence diagrams) và biểu đồ Gantt, trực tiếp trong trình chỉnh sửa bằng cú pháp văn bản đơn giản.
Bạn có thể viết mã Mermaid vào trình chỉnh sửa Docmost, và nền tảng sẽ tự động hiển thị sơ đồ theo thời gian thực. Sự tích hợp liền mạch này giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình làm việc, vì bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng bên ngoài để tham chiếu sơ đồ. Bạn thậm chí có thể mở trình chỉnh sửa Excalidraw ngay trong một trang Docmost, sử dụng trình chỉnh sửa mạnh mẽ này để tạo sơ đồ và nhúng nó vào. Tương tự, bạn có thể nhúng các tệp từ các dịch vụ khác nhau như Google Drive, Figma, Miro, Typeform, Framer và nhiều hơn nữa.
Hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực
Luôn cập nhật thông tin
Docmost sánh ngang với Notion về khả năng cộng tác theo thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên trong nhóm với quyền cụ thể (chỉ đọc hoặc chỉnh sửa) và bắt đầu cộng tác ngay lập tức. Điều này giúp công việc nhóm trở nên mượt mà hơn rất nhiều, giảm đáng kể các cuộc họp và chuỗi email. Docmost cũng hỗ trợ lịch sử trang và một hệ thống bình luận để thảo luận.
Tính năng cộng tác thời gian thực trên Docmost cho làm việc nhóm
Khả năng tự lưu trữ (Self-hosting)
Lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của riêng bạn
Một trong những yếu tố lớn nhất khiến chúng tôi chú ý đến Docmost là bản chất tự lưu trữ của nó. Khả năng tự lưu trữ này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ thông tin nhạy cảm của mình trên máy chủ riêng, một đám mây riêng tư hoặc thậm chí là một máy cục bộ (phương pháp ưu tiên). Mức độ kiểm soát này mang lại cảm giác bảo mật và yên tâm đáng kể.
Đối với nhiều người, khía cạnh riêng tư này là rất quan trọng. Khi xử lý dữ liệu bảo mật, việc biết rằng nó được lưu trữ ở một vị trí mà bạn hoàn toàn kiểm soát là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bạn không cần phải lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu, các ràng buộc không cần thiết hoặc truy cập trái phép từ các nguồn bên ngoài.
Khả năng tự lưu trữ của Docmost mang lại quyền kiểm soát dữ liệu tối đa
Bắt đầu hành trình tự lưu trữ của bạn
Rõ ràng là Docmost không chỉ là một bản sao của Notion. Nó chắt lọc những điểm mạnh của Notion và bổ sung một lớp bảo mật với khả năng tự lưu trữ. Tất nhiên, nó không hoàn hảo. Chúng tôi mong muốn được thấy các tùy chọn cơ sở dữ liệu (dạng danh sách, thư viện, bảng, bảng Kanban và lịch), ứng dụng di động và khả năng tự động hóa quy trình làm việc trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, Docmost đã nắm vững các tính năng cơ bản và với khả năng cộng tác thời gian thực, nó có thể là công cụ hoàn hảo cho các cá nhân bận rộn và các nhóm đang tìm kiếm một không gian làm việc riêng tư. Hãy trải nghiệm Docmost ngay hôm nay để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khỏi những con mắt tò mò. Nếu Docmost chưa phù hợp, bạn có thể tham khảo một giải pháp tự lưu trữ khác tên là Outline.
Docmost – Giải pháp thay thế Notion tự lưu trữ, bảo mật dữ liệu cá nhân
