Google Workspace là bộ công cụ mạnh mẽ với giao diện phong phú, tích hợp nhiều tính năng AI thông qua Gemini và vô số tiện ích mở rộng từ bên thứ ba. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn tối ưu nhất về quyền riêng tư. Mặc dù Google đã áp dụng nhiều biện pháp để bảo vệ dữ liệu của bạn, chúng vẫn được lưu trữ trên các máy chủ của Google và tuân theo chính sách quyền riêng tư của họ. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp bảo mật hơn, Collabora nổi bật như một lựa chọn tự host (self-hosted) tuyệt vời, mang lại cho bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của mình. Mặc dù đòi hỏi công sức thiết lập ban đầu và nỗ lực duy trì máy chủ, nhưng khi quyền riêng tư là ưu tiên hàng đầu, bạn khó có thể tìm thấy một lựa chọn nào tốt hơn.
5 lý do Collabora là lựa chọn thay thế Google Workspace lý tưởng cho doanh nghiệp và người dùng cá nhân
1. Hỗ trợ đa dạng định dạng tài liệu, tương thích cao
Việc chuyển đổi tài liệu từ định dạng này sang định dạng khác nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế có thể gây ra những ảnh hưởng không mong muốn đến định dạng và bố cục. Thậm chí, nó có thể dẫn đến những thay đổi vô hình gây lỗi về sau – điển hình là khi một tài liệu chuyển từ Google Docs sang Microsoft Word gặp phải các vấn đề định dạng lạ. Collabora có xu hướng hoạt động độc lập hơn với nền tảng, tương thích với nhiều ứng dụng mà không làm ảnh hưởng đến bố cục và định dạng hiện có. Chẳng hạn, Collabora có thể bảo toàn các thay đổi được theo dõi (track changes) từ tài liệu Microsoft Word, hỗ trợ đầy đủ các mẫu của LibreOffice và nhiều tính năng khác. Điều này đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu trên mọi nền tảng.
Giao diện bảng tính Collabora Online hiển thị khả năng tương thích định dạng tài liệu
2. Chi phí tối ưu hơn so với Google Workspace
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ đơn thuần muốn tìm một cách tiết kiệm để duy trì không gian làm việc cộng tác của riêng mình, Collabora mang lại một cấu trúc giá tốt hơn đáng kể so với Google Workspace. Google Workspace có mức phí cơ bản khoảng 7 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng, thường yêu cầu cam kết một năm. Gói cơ bản của họ cũng giới hạn chức năng, trong khi các gói Business Standard hoặc Business Plus mới cung cấp đầy đủ tính năng hơn.
So sánh, Collabora có mức giá khởi điểm chỉ 2.03 USD mỗi người dùng mỗi tháng cho tối đa 99 người dùng. Mặc dù gói Enterprise của Collabora không công khai giá, nhưng họ cũng cung cấp một gói miễn phí dành cho việc sử dụng tại nhà, thử nghiệm hoặc cho các startup, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm đáng kể.
Giao diện Collabora Online minh họa tính năng làm việc nhóm và chi phí tối ưu
3. Yêu cầu tài nguyên hệ thống tương đối nhẹ
So với các tùy chọn tự host khác, Collabora không đòi hỏi một lượng lớn tài nguyên phần cứng. Mặc dù máy chủ mạnh mẽ hơn sẽ mang lại hiệu suất tốt hơn, bạn vẫn có thể thiết lập và vận hành Collabora với một cấu hình máy chủ tương đối khiêm tốn.
Ví dụ, để cài đặt Collabora Online với Nextcloud Hub, bạn chỉ cần các yêu cầu sau:
- Nền tảng Linux x86-64
- 2 lõi CPU
- 1 GB RAM + 100 MB RAM/người dùng
- Băng thông mạng 100 kbit/s/người dùng
- 350 MB dung lượng đĩa trống
- Kernel hỗ trợ FUSE (Filesystem in Userspace), đây là yêu cầu cho AppImage
- FUSE 2 (libfuse.so.2) được khuyến nghị, nhưng ứng dụng vẫn hoạt động mà không cần nó
- Fontconfig (libfontconfig.so.1)
Chính Collabora cũng cho biết bạn có thể ước tính phục vụ khoảng 10 người dùng trên mỗi luồng CPU, 50MB RAM cho mỗi người dùng và 1GB RAM cho hệ thống. Nền tảng này cũng sử dụng khoảng 100kbit băng thông trên mỗi người dùng, cho thấy khả năng tối ưu tài nguyên hiệu quả.
Máy chủ tại nhà với các linh kiện nâng cấp, minh họa yêu cầu tài nguyên nhẹ của Collabora
4. Kiểm soát hoàn toàn quyền riêng tư và dữ liệu
Với Collabora được tự host, bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể truy cập dữ liệu và ai không. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi hệ thống của bạn trừ khi bạn tự di chuyển chúng, và bạn thậm chí có thể sử dụng nó ngoại tuyến nếu muốn. Nhờ vậy, bạn kiểm soát được các rủi ro liên quan đến dữ liệu của mình, thay vì phó mặc chúng cho lòng tin vào một máy chủ của bên thứ ba. Collabora cũng hỗ trợ nhiều tùy chọn mã hóa và cung cấp cho bạn một số công cụ khác nhau để che giấu các thông tin đặc biệt nhạy cảm, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của bạn.
Giao diện Collabora Online nhấn mạnh khả năng kiểm soát quyền riêng tư dữ liệu người dùng
5. Mã nguồn mở với cộng đồng phát triển mạnh mẽ
Là một ứng dụng mã nguồn mở với một cộng đồng năng động và sôi nổi, Collabora được hưởng lợi từ các bản cập nhật thường xuyên và một codebase minh bạch. Bạn có thể tự mình kiểm tra mã nguồn, từng dòng một, nếu có nhu cầu. Điều này đảm bảo một ứng dụng an toàn hơn, vì nhiều chuyên gia kiểm tra mã nguồn định kỳ, hầu hết các vấn đề tiềm ẩn đều được tìm thấy và khắc phục nhanh chóng. Bản chất mã nguồn mở của nó cũng có nghĩa là các tính năng tùy chỉnh có thể được phát triển dễ dàng và nhanh chóng cho mọi trường hợp sử dụng. Ngay cả khi đội ngũ thiết kế ban đầu không còn tiếp tục phát triển (hiện tại họ không có ý định đó), cộng đồng vẫn có thể tiếp tục hỗ trợ phần mềm trong nhiều năm tới, đảm bảo tính bền vững và khả năng thích nghi của Collabora.
Mã nguồn backend của Collabora Online thể hiện tính minh bạch và mã nguồn mở
Kết luận: Collabora – Giải pháp văn phòng tự chủ, an toàn cho kỷ nguyên số
Nếu bạn muốn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, tính bảo mật và cách người khác tương tác với chúng, Collabora là một trong những lựa chọn tốt nhất hiện có. Mặc dù có các nền tảng khác như OnlyOffice, Nextcloud Office, nhưng Collabora là một cách tiết kiệm chi phí hơn để bắt đầu, đặc biệt nếu bạn chưa quen với loại phần mềm này và muốn tìm hiểu, thử nghiệm.
Bạn có thể bắt đầu với Collabora Online bằng cách truy cập trang web chính thức của họ. Tại đó, bạn sẽ tìm thấy thông tin và tài nguyên để giúp thiết lập nền tảng tự host của riêng mình, tìm kiếm sự trợ giúp từ cộng đồng và nhiều hơn nữa.
