Notion, một công cụ quản lý công việc và ghi chú linh hoạt, thường được mô tả là có “đường cong học tập dốc” và dễ gây choáng ngợp cho người dùng mới. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chưa quen với việc thiết lập tài liệu cho quản lý dự án và các cơ sở dữ liệu phức tạp. Notion, ở nhiều khía cạnh, tổng hợp những lợi ích và cả nhược điểm của các ứng dụng năng suất. Dựa trên những trải nghiệm cá nhân và đôi khi là sự thất vọng ban đầu với nền tảng này, chúng tôi đã đúc kết được một số mẹo hữu ích để giúp bạn dễ dàng làm chủ Notion hơn, từ đó khai thác tối đa tiềm năng của nó mà không cảm thấy quá tải.
1. Tận Dụng Các Mẫu (Template) Có Sẵn Để Khởi Đầu Dễ Dàng
Notion cung cấp một thư viện phong phú các mẫu (template) có sẵn, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian thiết lập và định dạng ban đầu cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau. Dù bạn muốn theo dõi chi phí cá nhân, tạo danh sách việc cần làm đơn giản, hay thậm chí xây dựng một trang web sơ yếu lý lịch nhanh chóng, các template này đều là điểm khởi đầu tuyệt vời. Chúng tôi nhận thấy các mẫu trang web cá nhân đặc biệt hữu ích khi muốn tạo một trang web resume nhanh chóng chỉ bằng Notion.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số template có thể khá phức tạp. Nếu bạn cảm thấy khó hiểu hoặc không cần một tính năng cụ thể nào đó trong mẫu, đừng ngần ngại xóa bỏ nó và tập trung vào những công cụ thực sự cần thiết cho mục đích của mình. Ngoài ra, nhiều template còn bao gồm các phần Câu hỏi thường gặp (FAQ) hoặc hướng dẫn nhỏ ở cuối trang, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách các công cụ được triển khai trong đó. Hãy dành chút thời gian kiểm tra những phần này để có thêm mẹo hữu ích.
2. Đừng Cố Gắng Làm Quá Nhiều Thứ Cùng Lúc – Tránh Bị Choáng Ngợp
Khi Bắt Đầu, Bạn Dễ Bị Quá Tải Bởi Hàng Loạt Tính Năng
Khi bạn bắt đầu sử dụng Notion lần đầu, ứng dụng thường hỏi bạn muốn dùng nền tảng này vào mục đích gì. Với những người dùng mới chỉ đang khám phá ứng dụng và các tính năng của nó, việc chọn nhiều mục đích cùng lúc có thể dẫn đến việc Notion tự động tạo ra quá nhiều trang riêng biệt. Kết quả là bạn sẽ cảm thấy ngay lập tức choáng ngợp với khối lượng công việc và tính năng cần tìm hiểu.
Trước khi đi sâu vào Notion, chúng tôi khuyên bạn nên xác định rõ mục đích sử dụng chính và xây dựng các chức năng, trang cụ thể đó một cách từ từ. Nếu một template có vẻ “tham lam” với quá nhiều tính năng, hãy mạnh dạn xóa bỏ những phần bạn sẽ không dùng đến. Mặc dù Notion có nhiều tính năng ít được biết đến mà người dùng chuyên nghiệp có thể tận dụng để tạo ra các tích hợp mạnh mẽ, nhưng ưu tiên của bạn lúc ban đầu nên là tập trung vào những tính năng mang lại lợi ích trực tiếp nhất. Nếu cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc, ứng dụng này có thể trở thành một cỗ máy ngốn thời gian khổng lồ, khiến bạn bắt đầu nghi ngờ giá trị mà mình nhận được. Khi đã thành thạo hơn, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu cách tạo các tự động hóa (automations) trong Notion để tinh gọn quy trình làm việc của mình.
3. Ưu Tiên Tính Năng, Công Dụng Hơn Là Thẩm Mỹ Và Giao Diện
Vẻ Đẹp Có Thể Chờ Đợi
Để giữ mọi thứ đơn giản, bạn nên ưu tiên chức năng của các tài liệu Notion hơn là vẻ ngoài của chúng. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể, bởi bạn tập trung vào việc trang Notion cần làm gì trước, thay vì lo lắng nó trông như thế nào.
Ví dụ, khi chúng tôi bắt đầu tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu để lập bảng theo dõi chi phí thú cưng, chúng tôi tập trung vào việc thêm tất cả các mục cần thiết vào bảng trước. Sau đó, chúng tôi thêm một phép tính tổng cho cột chi phí. Khi có nhiều thời gian hơn, chúng tôi mới bắt đầu tùy chỉnh màu sắc cho các mục trong bảng. Mọi thứ sẽ trở nên phức tạp hơn nếu chúng tôi muốn biến bảng này thành biểu đồ hoặc dòng thời gian, và rất dễ bị choáng ngợp. Vì vậy, tốt nhất là nên tập trung vào bảng đơn giản với đầy đủ chức năng và chỉ thử nghiệm với các bố cục khác khi có thêm thời gian. Một khi tất cả chức năng đã hoàn thiện, bạn có thể tìm hiểu cách thiết kế các trang Notion đẹp mắt.
4. Khám Phá Notion Academy Và Các Nguồn Học Liệu Chính Thống
Các Hướng Dẫn Ngắn Gọn Sẽ Rất Hữu Ích
Mặc dù không phải ai cũng thích việc phải xem hướng dẫn để sử dụng một ứng dụng đúng cách, nhưng thực tế là Notion tích hợp quá nhiều chức năng đến nỗi bạn không thể “nhắm mắt làm liều” khi mới bắt đầu. Nếu bạn làm vậy, rất có thể bạn sẽ cảm thấy thất vọng vì không thể làm cho một số tính năng hoạt động như mong muốn.
Giao diện trang khóa học của Notion Academy, nơi cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Notion
Notion Academy cung cấp một loạt các bài hướng dẫn ngắn gọn, giúp bạn học cách sử dụng các tính năng khác nhau của nền tảng. Các video và hướng dẫn này được sắp xếp thành các khóa học, mỗi khóa tập trung vào việc giảng dạy một chức năng cụ thể. Bên cạnh đó, có rất nhiều YouTuber cũng thảo luận về Notion, nhưng chúng tôi nhận thấy các video ngắn gọn từ Notion Academy dễ tập trung hơn. Bạn cũng có thể tham gia cộng đồng Notion trên Reddit để tìm kiếm các mẹo và lời khuyên từ những người dùng khác.
5. Tránh Xây Dựng Trang Notion Khi Bạn Đang Có Hạn Chót (Deadline)
Vội Vàng Chỉ Khiến Ứng Dụng Trở Nên Khó Chịu Hơn
Nếu bạn đang vội và cố gắng triển khai một cái gì đó trong Notion mà chưa quen thuộc với tất cả các tính năng, bạn đang đi trên con đường nhanh nhất dẫn đến sự thất vọng và choáng ngợp. Khi chúng tôi cố gắng tạo một cơ sở dữ liệu chi phí khi cần gửi tổng số tiền vào chiều hôm đó, chúng tôi đã quá vội vàng để thực sự khám phá ý nghĩa của từng trường trong bảng.
Điều này dẫn đến việc chúng tôi nhanh chóng thất vọng vì mọi thứ không hoạt động như mong đợi, và cuối cùng phải quay lại ghi chép chi phí trong tài liệu Google Sheets. Tuy nhiên, mọi thứ trở nên ít khó chịu hơn nhiều khi chúng tôi quay lại Notion mà không có áp lực thời gian và dành đủ thời gian để tạo trang chi phí. Bởi vì chúng tôi đã kiên nhẫn, chúng tôi có thể nhận ra các gợi ý do ứng dụng cung cấp (như tạo trường tính toán tự động) mà trước đó chúng tôi đã quá bối rối để chú ý.
Tùy chọn chia sẻ trang trong Notion, thể hiện khả năng cộng tác và quản lý dự án
Hãy Bắt Đầu Từ Từ Khi Dùng Notion
Notion có vô số tính năng để khám phá, và nếu bạn vội vã lao vào khi đang gấp gáp, rất có thể bạn sẽ thấy mình bị choáng ngợp bởi tất cả những gì nó có thể làm. Việc dựa vào các mẫu (template), tập trung vào chức năng hơn là hình thức, khám phá Notion Academy và sử dụng ứng dụng khi bạn có đủ thời gian rảnh để tìm hiểu sẽ giúp bạn cảm thấy ít bị quá tải hơn bởi nền tảng phức tạp này. Hãy kiên nhẫn và khám phá Notion từng bước, bạn sẽ sớm làm chủ công cụ mạnh mẽ này để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý cuộc sống hiệu quả.
