Dù có vô số các giải pháp thay thế ấn tượng trên thị trường, Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) vẫn giống như một mối tình cũ mà chúng ta cứ mãi quay về. Bạn có thể không thích cách nó “móc túi” định kỳ qua các gói đăng ký, nhưng cũng khó lòng phủ nhận giá trị to lớn mà nó mang lại cho năng suất công việc. Mặc dù không thiếu các lựa chọn thay thế Microsoft 365 — và dancongnghe.net đã từng đề cập đến nhiều cái tên trong số đó — hầu hết người dùng vẫn gặp khó khăn trong việc rời bỏ hệ sinh thái này. Lý do có thể đến từ những khía cạnh hiển nhiên hoặc những điều ít ai để ý đến.
Cần lưu ý rằng Google Workspace cũng là một đối thủ lớn trong lĩnh vực năng suất, và dù miễn phí cho mục đích cá nhân, nền tảng này lại thiếu ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Bài viết này sẽ tập trung vào các lựa chọn thay thế Microsoft 365 cung cấp trải nghiệm đầy đủ trên desktop, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến.
6. Sự Quen Thuộc Đã Ăn Sâu Vào Tiềm Thức
Chúng Ta Lớn Lên Cùng Microsoft Office Tại Trường Học
Người dùng làm việc trên Microsoft Word trên máy tính Mac, thể hiện sự quen thuộc với phần mềm văn phòng.
Từ việc soạn thảo luận văn cho đến làm các dự án nhóm, Microsoft 365 dường như đã đóng một vai trò không thể thiếu trong hành trình học vấn của nhiều người. Đây không phải là một sự trùng hợp; Microsoft cung cấp giấy phép với mức giá ưu đãi đáng kể cho các trường học, với hy vọng rằng khi sinh viên bước vào môi trường làm việc, sự quen thuộc này sẽ thúc đẩy các nhà tuyển dụng áp dụng sản phẩm của họ. Điều này tạo ra một vòng lặp tích cực: Microsoft càng phổ biến ở nơi làm việc, càng nhiều người sử dụng, và nhu cầu về nó càng tăng cao. Một khi bạn đã thành thạo các phím tắt và thói quen sử dụng của nó, việc chuyển đổi sang một phần mềm hoàn toàn xa lạ mà không có động lực đáng kể là điều rất khó khăn.
5. Được Cung Cấp Với Giá Ưu Đãi
Nơi Làm Việc và Trường Học Thường Cung Cấp Giấy Phép Microsoft 365 Giá Rẻ
Trang khuyến mãi Microsoft 365 dành cho sinh viên và cá nhân, minh họa chính sách giảm giá hấp dẫn.
Tiếp nối luận điểm trên, giấy phép Microsoft 365 thường có thể được mua với giá chiết khấu thông qua nhà tuyển dụng hoặc tổ chức giáo dục. Với mức giá ưu đãi, giá trị mà Microsoft 365 mang lại càng trở nên hấp dẫn hơn, đặc biệt khi chúng thường bao gồm một lượng lớn dung lượng lưu trữ đám mây. Trong môi trường công sở, việc sở hữu một bộ ứng dụng năng suất văn phòng theo tiêu chuẩn ngành luôn là một ý tưởng hay. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó sẽ phát huy tác dụng. Microsoft cũng không ngừng mở rộng các tính năng của Microsoft 365.
4. Yêu Cầu Bắt Buộc Từ Môi Trường Làm Việc
Không Có Cách Nào Để Tránh Lệnh Của Sếp
Giao diện Microsoft Word với các mẫu tài liệu có sẵn, cho thấy khả năng tùy biến và yêu cầu công việc.
Nếu nơi làm việc cung cấp cho bạn Microsoft 365, rất có thể nó là một yêu cầu bắt buộc ở một khía cạnh nào đó. Ngoài việc sử dụng các ứng dụng cơ bản, nơi làm việc hoặc trường học của bạn có thể có một tiện ích mở rộng đặc biệt hoặc mẫu tài liệu riêng cho các dự án cụ thể, báo cáo chi phí, v.v. Điều tương tự cũng xảy ra với các macro phức tạp trong Excel hoặc lịch Outlook dùng chung. Điều này càng đúng hơn nếu bạn cần chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực với đồng nghiệp; mọi người cần phải làm việc trên cùng một nền tảng. Dù lý do là gì, một khi Microsoft 365 đã được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc cụ thể — đặc biệt nếu nó liên quan đến một ứng dụng khác — thì rất ít khả năng bạn có thể loại bỏ nó.
3. Nỗi Lo Chuyển Đổi Định Dạng
Việc Chuyển Đổi Không Đúng Cách Giữa Các Định Dạng Tệp Có Thể Phá Hỏng Cấu Trúc Tài Liệu
Đôi khi, người nhận tài liệu yêu cầu nó phải được gửi ở định dạng tương thích với Microsoft 365. Mặc dù khả năng tương thích chéo giữa Microsoft 365 và các bộ ứng dụng năng suất khác đã được cải thiện đáng kể, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Khi chuyển đổi từ định dạng tệp này sang định dạng tệp khác, bạn luôn có nguy cơ mất đi các định dạng tỉ mỉ mà bạn đã dành hàng giờ để hoàn thiện. Và mặc dù mọi thứ đã tốt hơn, việc khiến Microsoft 365 hiển thị tất cả hình ảnh và bảng biểu một cách chính xác đôi khi vẫn giống như cố gắng bắt một con lươn bọc dầu. Nỗi sợ hãi đổ sông đổ biển tất cả công sức của bạn có thể khiến mọi người mặc định sử dụng Microsoft 365, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng như báo cáo gấp hoặc đề xuất dự án.
2. Tích Hợp Đám Mây và Ứng Dụng
Khả Năng Chỉnh Sửa Cộng Tác Rất Hữu Ích
Những năm tháng Microsoft đã dành để phát triển cơ sở hạ tầng đám mây của mình cũng đã mang lại lợi ích cho Microsoft 365. Bằng cách tích hợp sâu với đám mây, Microsoft 365 cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình. Điều này cũng có nghĩa là đồng nghiệp và bạn bè của bạn có thể làm việc trên cùng một tài liệu với bạn theo thời gian thực. Đây là một lợi ích to lớn mà nhiều lựa chọn thay thế Office không cung cấp. Microsoft 365 có các tiện ích mở rộng tiện lợi cho các ứng dụng liên lạc như Slack, ngoài ứng dụng Teams của Microsoft.
1. Ứng Dụng Di Động Vượt Trội
Thiết bị di động (máy tính bảng và điện thoại thông minh) hiển thị ứng dụng Microsoft 365 Copilot, minh họa trải nghiệm ứng dụng di động vượt trội.
Trong bối cảnh năng suất làm việc hiện đại, rất nhiều công việc đang diễn ra trên thiết bị di động, và Microsoft 365 (cùng với Google Workspace) đã hoàn thiện các ứng dụng di động của họ. Đây là điều mà các lựa chọn thay thế Office vẫn đang nỗ lực phát triển. AndroOpen của OpenOffice vẫn còn non trẻ và có những lỗi cần khắc phục, trong khi LibreOffice chỉ có ứng dụng xem. Từ giao diện sạch sẽ, nhanh chóng cho đến sự ổn định và hiệu suất tổng thể, không nghi ngờ gì nữa, Microsoft mang đến trải nghiệm vượt trội so với các đối thủ khác. Các điểm đã nêu trên về chuyển đổi định dạng và khả năng tương thích cũng áp dụng cho di động. Tốt nhất là mở một tài liệu Word trong ứng dụng gốc của nó — đặc biệt đối với các tài liệu có theo dõi thay đổi, sửa đổi, bình luận và chú thích.
Chuyển Đổi Khó, Nhưng Không Bất Khả Thi
Microsoft 365 không phải là tất cả và là điểm cuối cùng của năng suất văn phòng, nhưng nó là bộ ứng dụng văn phòng trên desktop được đánh bóng nhất. Chắc chắn, Excel vẫn có thể nhầm số với ngày tháng, và các ứng dụng web của Microsoft còn tụt hậu so với Google, nhưng nhìn chung, Microsoft 365 rất hoàn thiện, đặc biệt với các ứng dụng di động tuyệt vời và tính năng cộng tác.
Dẫu vậy, việc chuyển sang một lựa chọn thay thế Microsoft 365 không phải là điều không thể. LibreOffice và Apache OpenOffice mỗi ứng dụng đều có những điểm mạnh riêng, trong một số trường hợp, còn vượt trội hơn Microsoft 365. Nếu bạn đang băn khoăn liệu có thể từ bỏ gói đăng ký và vẫn duy trì năng suất, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng thay thế cho các công việc không quá quan trọng, tìm cách khắc phục những điểm hạn chế của nó, và nếu nó đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy cam kết chuyển đổi hoàn toàn. Ngay cả khi đó, hãy giữ Microsoft 365 được cài đặt. Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần đến nó. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về lý do bạn vẫn gắn bó hoặc đã chuyển đổi khỏi Microsoft 365 ở phần bình luận bên dưới nhé!
