Trong nhiều năm, tôi đã liên tục thử nghiệm các công cụ ghi chú và quản lý kiến thức cá nhân (PKM) mạnh mẽ như Obsidian, Notion và Capacities, luôn tìm kiếm một hệ thống hoàn hảo. Mặc dù mỗi công cụ đều có những điểm mạnh riêng, hành trình khám phá không gian làm việc thông minh và linh hoạt của tôi dường như không có hồi kết. Đó là khi tôi tình cờ biết đến Tana, và tôi vô cùng hào hứng chia sẻ phát hiện này với bạn.
Tana không chỉ là một công cụ năng suất; nó còn dễ dàng vượt trội hơn các đối thủ của mình trong nhiều khía cạnh, đặc biệt với tính năng Supertags độc đáo và khả năng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) sâu rộng. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách Tana đã tinh gọn quy trình làm việc của tôi và chứng tỏ bản thân là giải pháp quản lý kiến thức đột phá mà tôi hằng mong ước.
Ứng Dụng Native Đa Nền Tảng: Trải Nghiệm Mượt Mà Vượt Trội
Cảm Giác Mượt Mà Hơn Notion và Obsidian
Một trong những điều đầu tiên gây ấn tượng với tôi về Tana là cách tiếp cận các ứng dụng native trên mọi nền tảng. Trong khi Notion thường mang lại cảm giác như một trang web được “đóng gói” trong ứng dụng máy tính để bàn cơ bản, và Obsidian, dù có ứng dụng desktop mạnh mẽ, lại phụ thuộc nhiều vào các chủ đề và plugin của cộng đồng, thì Tana lại được xây dựng để phù hợp với từng môi trường cụ thể.
Dù tôi sử dụng Tana trên MacBook Pro, Google Chrome hay iPhone 15 Pro Max, ứng dụng Tana đều cho cảm giác nhanh nhạy, phản hồi tức thì và cực kỳ mượt mà. Nó không có độ trễ nhẹ hay hiện tượng “web-view jankiness” mà đôi khi tôi gặp phải với Notion. Ngoài ra, tôi cũng không cần phải dựa vào các chủ đề bên thứ ba để “làm đẹp” giao diện như Obsidian. Các ứng dụng iOS và Android chuyên dụng của Tana cũng không chỉ là phiên bản thu nhỏ của bản desktop mà được tối ưu hóa cho di động.
Supertags: “Phép Thuật” Thay Đổi Cách Bạn Tổ Chức Thông Tin
Tính Năng Không Thể Bỏ Qua
Giao diện Tana minh họa tính năng Supertags, giúp người dùng định nghĩa và tổ chức thông tin cá nhân hiệu quả.
Đây chính là điểm Tana tạo nên sự khác biệt vượt trội so với Notion, Obsidian và Capacities. Supertags trong Tana hoạt động như những “template theo yêu cầu” mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ “node” (khối thông tin) nào vào bất kỳ lúc nào. Khái niệm tổng thể này khá tương đồng với “Objects” trong Capacities. Supertags giúp bạn xác định thông tin đó là gì và nên có những thuộc tính nào.
Ví dụ, nếu tôi đang viết ghi chú về “AI trong giáo dục”, tôi có thể thêm #resource và Tana sẽ tự động nhắc tôi điền các trường mặc định mà tôi đã định nghĩa cho Supertag #resource của mình: URL, Tác giả, Tóm tắt, Trạng thái. Khả năng tùy biến ở đây là vô tận. Bạn cần dành thời gian để thiết kế Supertags phù hợp với không gian làm việc của mình để tận dụng tối đa sức mạnh của chúng.
Tích Hợp AI Sâu Rộng: Hơn Cả Một Tính Năng Bổ Sung
AI Không “Nửa Vời” Như Các Công Cụ Khác
Tana AI tạo ảnh nền từ mô tả "Gold, gems, and diamonds", thể hiện khả năng sáng tạo hình ảnh bằng trí tuệ nhân tạo trong ứng dụng.
Hầu hết các ứng dụng PKM hiện nay đều cung cấp các tính năng AI bổ trợ, và Tana cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc triển khai AI của Tana thực sự mượt mà và vượt trội. Công ty không cung cấp tính năng AI như một yếu tố bổ sung “cho có”; thay vào đó, nó được tích hợp trực tiếp vào cốt lõi cách bạn tương tác với thông tin.
Đây là một điểm khác biệt quan trọng so với Notion, nơi bạn có thể sử dụng các khối AI riêng biệt, hoặc Obsidian, nơi bạn phải dựa vào các plugin bên thứ ba thường xuyên gặp lỗi. Trong Tana, AI mang lại cảm giác như một phần mở rộng tự nhiên của quá trình tư duy.
Giả sử bạn có một database chuyên dụng để theo dõi các cuốn sách yêu thích của mình. Bạn có thể nhập tên sách vào cột đầu tiên và sử dụng Tana AI để tự động điền tên tác giả chỉ với một cú nhấp chuột. Tôi cũng có thể tạo ra các hình ảnh bắt mắt cho các trang của mình bằng AI. Khi tôi đang tạo các điểm thảo luận cho một “website trang sức”, tôi đã ngay lập tức tạo được một hình ảnh banner bằng các gợi ý như “Vàng, đá quý và kim cương”. Tana AI cũng có thể tự động điền các trường trong các tác vụ dự án của bạn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Hỗ Trợ Database Mạnh Mẽ: Tổ Chức Dữ Liệu Chuyên Nghiệp
Các chế độ xem database đa dạng trong Tana (bảng, danh sách, thẻ, timeline), giúp người dùng quản lý dữ liệu hiệu quả.
Một trong những điều ban đầu khiến tôi băn khoăn khi tìm hiểu Tana là liệu nó có thực sự thay thế được các tính năng database mạnh mẽ mà tôi đã quen thuộc trong Notion hay không. May mắn thay, Tana hỗ trợ nhiều chế độ xem database như bảng (table), danh sách (list), thẻ (card) và timeline.
Các chế độ này được tích hợp gọn gàng với Supertags và nodes, giúp bạn tổ chức mọi thông tin một cách có hệ thống. Cá nhân tôi chủ yếu sử dụng chế độ xem thẻ (card view) để quản lý các dự án cá nhân nhỏ của mình, mang lại sự trực quan và dễ dàng theo dõi tiến độ.
Các Tính Năng Cơ Bản Được Đảm Bảo: Không Bỏ Lỡ Điều Gì
Tana hiển thị chế độ chia đôi màn hình (split-view), cho phép người dùng xem và thao tác đồng thời trên nhiều tài liệu để tối ưu năng suất.
Các công cụ PKM như Logseq và Roam Research đôi khi bỏ qua các tính năng cơ bản, nhưng điều đó không xảy ra với Tana. Nó hỗ trợ cả chức năng đa tab (multi-tab) và chia đôi màn hình (split-view). Tôi có thể mở ghi chú hàng ngày ở một bên, trong khi một dàn ý dự án nằm ở tab khác. Tôi thậm chí có thể mở một bài báo nghiên cứu trong chế độ chia đôi màn hình và đối chiếu mọi thứ mà không bỏ lỡ nhịp nào.
Là một công cụ dựa trên outliner (dàn ý) ngay từ cốt lõi, mọi mẩu thông tin trong Tana đều là một “node”. Bạn có thể kéo và thả, thu gọn, mở rộng và lồng ghép nội dung một cách dễ dàng. Cách này mang lại cảm giác tự nhiên khi cấu trúc các ý tưởng. Và để ghi chú hàng ngày, tính năng “Daily Notes” với chế độ xem lịch là một điểm cộng tuyệt vời. Mỗi ngày tự động có một trang riêng, một “tấm vải trắng” để ghi lại suy nghĩ, nhiệm vụ và ý tưởng.
Tana: Bí Mật Năng Suất Cá Nhân Của Tôi
Nhìn chung, Tana đã chấm dứt hành trình tìm kiếm “bộ não kỹ thuật số” lý tưởng của tôi. Nó không chỉ là một cải tiến nhỏ so với các công cụ hiện có; Tana kết hợp những gì tốt nhất từ sự linh hoạt của Notion, khả năng liên kết của Obsidian và khả năng xử lý đa phương tiện của Capacities.
Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ PKM nào, Tana vẫn chưa hoàn hảo. Trải nghiệm bắt đầu (onboarding) khá dài và có thể gây mệt mỏi cho một số người. Ngoài ra, việc làm quen với các khái niệm như Supertags và các tính năng khác cũng đòi hỏi một đường cong học tập nhất định. Tôi thực sự khuyên bạn nên dành thời gian tìm hiểu và làm quen với Tana để khai thác tối đa tiềm năng của nó. Trong khi đó, bạn có thể tham khảo thêm các mẹo để xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) hoàn hảo.
Logo chính thức của Tana, biểu tượng của công cụ quản lý kiến thức cá nhân thông minh.
Để khám phá Tana và bắt đầu hành trình quản lý kiến thức của bạn, hãy truy cập website chính thức của Tana Inc.
