Không thể phủ nhận rằng Notion đã từng là lựa chọn hàng đầu của tôi nhờ cách tiếp cận không gian làm việc tất cả trong một đầy ấn tượng. Tuy nhiên, khi nhu cầu công việc và quản lý kiến thức cá nhân của tôi ngày càng phát triển, tôi bắt đầu nhận ra những giới hạn nhất định của nền tảng này. Mặc dù rất trân trọng sự linh hoạt của Notion, nhưng một số vấn đề cốt lõi đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp thay thế phù hợp hơn.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến gây khó chịu, ứng dụng di động cơ bản, cho đến khả năng lưu trữ dữ liệu thiếu linh hoạt và hiệu suất kém khi xử lý các cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm Notion của tôi đã nhanh chóng chuyển từ tuyệt vời sang bực bội. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cụ thể những điểm hạn chế đã dẫn dắt tôi vào hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo.
7. Không Lý Tưởng Cho Ghi Chú Nhanh
Khó Nắm Bắt Ý Tưởng Thoáng Qua
Mặc dù Notion rất mạnh mẽ cho các dự án và cơ sở dữ liệu phức tạp, nhưng nó lại tỏ ra yếu thế khi cần ghi lại những suy nghĩ nhanh chóng. Để ghi chú, bạn cần mở một không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề và sau đó mới có thể viết ghi chú. Quá trình này dễ làm gián đoạn dòng suy nghĩ của bạn.
Ngược lại, các công cụ như OneNote với tính năng Sticky Notes tích hợp, Evernote với Scratchpad hay Loop với tab Ideas đều cung cấp không gian chuyên dụng cho việc ghi chú tức thì. Những tính năng này cho phép bạn truy cập ngay lập tức, ghi lại ý tưởng mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Với việc thiếu khả năng ghi chú nhanh chóng, Notion trở nên cồng kềnh đối với một tác vụ cơ bản như vậy.
Giao diện Notion với các danh mục
6. Tổ Chức Không Gian Làm Việc Tốn Thời Gian
Ảnh Hưởng Trực Tiếp Đến Năng Suất Thực Tế
Tôi tin rằng nhiều người dùng Notion có thể đồng cảm với vấn đề này. Mặc dù Notion mang lại sự linh hoạt và khả năng tổ chức tuyệt vời, nhưng công sức cần bỏ ra để duy trì nó có thể trở nên quá sức. Thay vì tối ưu hóa quy trình làm việc, tôi thường thấy mình dành nhiều thời gian để sắp xếp các trang Notion hơn là thực sự làm việc trên các nhiệm vụ mà chúng chứa đựng.
Khi bạn phải xử lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang trong số các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem được liên kết có thể cực kỳ bực bội. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà đối với tôi, nó đi ngược lại mục đích của một công cụ năng suất.
Các database trong Notion
5. Thiếu Chế Độ Ngoại Tuyến
Yêu Cầu Kết Nối Internet Liên Tục
Vì phần lớn thời gian tôi làm việc tại nhà, ban đầu tôi không quá bận tâm về việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến. Tuy nhiên, điều này đã trở thành một vấn đề lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập vào một cơ sở dữ liệu quan trọng, nhưng lại không thể vì kết nối internet kém. Trải nghiệm này đã làm nổi bật mức độ phụ thuộc của tôi vào Notion cho các thông tin thiết yếu và sự dễ tổn thương khi không có quyền truy cập liên tục.
Việc thiếu chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là một sự bất tiện; nó là một hạn chế đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn kém khả thi cho những ai cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Notion đang phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có được cái nhìn đầu tiên về nó.
Giao diện Notion với công thức
4. Ứng Dụng Di Động Chưa Thực Sự Tốt
Chỉ Ở Mức Cơ Bản
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản là các trình bao bọc web (web wrappers), không phải ứng dụng native (ứng dụng gốc). Những ứng dụng này chỉ “hoạt động ổn” cho các tác vụ cơ bản, nhưng chúng thiếu đi sự phản hồi nhanh, mượt mà và tổng thể tinh tế của các ứng dụng native thực sự do đối thủ cạnh tranh cung cấp. Mặc dù Notion đã thực hiện một số cải tiến về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web cơ bản vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể là một yếu tố quyết định khiến bạn từ bỏ.
Màn hình chính Notion trên iOS
Ứng dụng Notion cho iPhone
3. Thiếu Linh Hoạt Trong Lưu Trữ Dữ Liệu
Dữ Liệu Của Bạn Vẫn Nằm Trên Máy Chủ Notion
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên các máy chủ của riêng họ, điều này làm dấy lên những lo ngại đáng kể về quyền riêng tư và bảo mật. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc cho người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị đã cho thấy sự dễ tổn thương của nền tảng này.
Đối với một người như tôi, người lưu trữ thông tin riêng tư và nhạy cảm trong Notion, sự thiếu kiểm soát này là một dấu hiệu cảnh báo lớn. Tôi mong muốn sự an tâm rằng dữ liệu của mình được bảo mật và chỉ có tôi mới có thể truy cập. Thiết lập hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các lựa chọn thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn lựa chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng khi xem xét các nền tảng khác ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
Các widget trong Notion
2. Vấn Đề Về Hiệu Suất
Cảm Giác Chậm Chạp Khi Sử Dụng
Hiệu suất của Notion ban đầu dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu sử dụng. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu phức tạp, công thức và tự động hóa, nó trở nên ì ạch. Các thao tác đơn giản như tải một trang, lọc một chế độ xem hoặc thậm chí mở thư viện mẫu cũng trở nên chậm chạp một cách khó chịu.
Sự chậm chạp này không chỉ là một sự khó chịu nhỏ; nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Đôi khi, việc chờ đợi các trang tải, các chế độ xem cập nhật hoặc các công thức tính toán làm gián đoạn dòng chảy công việc và khiến tôi khó tập trung. Đây cũng là một trong những lý do chính tôi mong muốn có chế độ ngoại tuyến thực sự, để giải quyết những nút thắt cổ chai về hiệu suất trong không gian làm việc của mình.
Một database theo dõi thời gian trong Notion
1. Thiếu Tính Năng Graph View và Infinite Canvas
Yếu Tố Cần Thiết Cho Công Cụ Quản Lý Tri Thức Cá Nhân (PKM)
Là một người sử dụng Notion cho Quản lý Tri thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự nhớ một vài tính năng quan trọng – đó là chế độ xem biểu đồ (Graph View) và bảng vẽ vô hạn (Infinite Canvas). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh nhờ việc khám phá các mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của các kết nối này là vô giá. Mặt khác, bảng vẽ vô hạn sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập bản đồ tư duy và sắp xếp trực quan các suy nghĩ của tôi.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây, tôi thấy mình mong muốn có cùng chức năng đó trong Notion. Chúng thực sự là những yếu tố “phải có” đối với một công cụ PKM toàn diện.
Tôi Đang “Chia Tay” Notion
Lời hứa của Notion về một không gian làm việc thống nhất chắc chắn rất hấp dẫn, nhưng đối với tôi, thực tế đã không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi yêu thích sự linh hoạt của nó, nhưng những thiếu sót này ngày càng trở nên khó bỏ qua. Hiện tại, tôi đang tìm kiếm một nền tảng có thể tái tạo những tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu phát triển của mình.
May mắn thay, có rất nhiều lựa chọn thay thế Notion tuyệt vời ngoài kia. Hãy khám phá bài viết chuyên sâu của chúng tôi để tìm hiểu 5 công cụ hàng đầu có thể là giải pháp bạn đang tìm kiếm.
