Chiếc Mac của bạn đang là công cụ đắc lực hay là vật cản khiến hiệu suất công việc giảm sút? Một không gian làm việc lộn xộn, thiếu tổ chức có thể làm chậm bạn, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, tập trung vào nhiệm vụ và hoàn thành đúng thời hạn. Những sự kém hiệu quả nhỏ này tích lũy nhanh chóng, và trước khi bạn nhận ra, thiết bị của mình trở thành yếu tố gây xao nhãng hơn là một công cụ hỗ trợ năng suất. May mắn thay, bạn có thể tối ưu macOS với nỗ lực tối thiểu và một vài điều chỉnh để tạo ra một không gian làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Với những điều đã nói, dưới đây là sáu mẹo hàng đầu để tối ưu Mac, giúp bạn làm việc năng suất hơn.
1. Tùy chỉnh cài đặt hệ thống để Mac hoạt động mượt mà hơn
Tinh chỉnh Dock: Giải phóng không gian, giảm phiền nhiễu
Dock trên Mac giữ các ứng dụng bạn thường xuyên sử dụng và đang mở trong tầm tay. Dù tiện lợi, nó cũng có thể khá gây mất tập trung. Ví dụ, khi một ứng dụng gửi thông báo, biểu tượng của nó sẽ nảy lên trên Dock, thu hút sự chú ý của bạn khỏi công việc hiện tại. Ngoài ra, Dock chiếm một lượng đáng kể không gian màn hình, điều mà bạn có thể cần nếu là một nhà thiết kế hoặc đơn giản là muốn một không gian làm việc gọn gàng.
Để loại bỏ sự xao nhãng này, bạn có thể bắt đầu bằng cách thay đổi kích thước Dock. Di chuột qua đường phân cách cho đến khi mũi tên hai chiều xuất hiện, sau đó kéo xuống để làm cho nó nhỏ hơn. Bạn cũng có thể cài đặt để Dock tự động ẩn cho đến khi bạn cần. Để làm điều này, mở Cài đặt hệ thống (System Settings), đi tới Dock & Thanh Menu (Dock & Menu Bar) và bật Tự động ẩn và hiện Dock (Automatically hide and show the Dock). Khi bị ẩn, bạn vẫn có thể truy cập bằng cách di chuyển chuột đến cuối màn hình. Để Dock gọn gàng hơn, bạn có thể loại bỏ các ứng dụng ít sử dụng bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng ứng dụng, chọn Tùy chọn (Options) rồi Xóa khỏi Dock (Remove from Dock).
Ảnh chụp màn hình tính năng tự động ẩn Dock trên macOS
Quản lý ứng dụng khởi động và tiến trình nền
Một cách khác để tăng năng suất là tăng tốc quá trình khởi động Mac bằng cách quản lý các tiến trình nền, như các ứng dụng khởi chạy khi mở máy. Truy cập Cài đặt hệ thống (System Settings) -> Cài đặt chung (General) -> Mục đăng nhập & Tiện ích mở rộng (Login Items & Extensions). Trong phần Mở khi đăng nhập (Open at Login), tắt các ứng dụng tự động khởi chạy cùng hệ thống. Trong phần Cho phép chạy nền (Allow in the Background), tắt các tác vụ không cần thiết để tăng cường hiệu suất. Cuối cùng, xem xét các tính năng bổ sung trong Tiện ích mở rộng (Extensions) và chỉ giữ lại những gì thực sự hữu ích.
2. Tổ chức không gian làm việc với Desktop Stacks và Finder
Sắp xếp thông minh với Desktop Stacks
Khi không gian làm việc không được tổ chức, khả năng cao bạn sẽ lãng phí thời gian tìm kiếm tệp tin và sắp xếp màn hình. Tuy nhiên, việc thành thạo Finder, trình quản lý tệp của Apple, giúp việc quản lý mọi tệp và thư mục trên Mac của bạn dễ dàng hơn nhiều. Finder có các tính năng bạn có thể tùy chỉnh, như Thanh công cụ (Toolbar), cung cấp quyền truy cập vào các chức năng thường dùng nhất chỉ với vài điều chỉnh. Bạn thậm chí có thể tự động tổ chức tệp theo loại, ngày hoặc thẻ bằng tính năng Thư mục thông minh (Smart Folders).
Desktop Stacks cũng là một trợ thủ đắc lực. Để kích hoạt Stacks, nhấp chuột phải vào màn hình nền và chọn Sử dụng Stacks (Use Stacks). Tính năng này tự động dọn dẹp Mac của bạn bằng cách nhóm các tệp lại với nhau để bạn có thể mở rộng chúng sau này. Hơn nữa, bạn có thể cá nhân hóa Stacks bằng cách nhấp chuột phải vào màn hình, chọn Nhóm Stacks theo (Group Stacks By) và chọn phương pháp nhóm bạn muốn.
Ảnh chụp màn hình màn hình Mac với tính năng Stacks được đánh dấu
3. Làm chủ phím tắt macOS: Tăng tốc mọi thao tác
Phím tắt là yếu tố thay đổi cuộc chơi vì chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì nhấp chuột phải hoặc tìm kiếm một tính năng, bạn có thể thực hiện các tác vụ chỉ bằng một tổ hợp phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản bạn có thể sử dụng và chức năng của chúng:
- Command + Tab: Chuyển đổi nhanh giữa các ứng dụng đang mở.
- Command + C: Sao chép nội dung.
- Command + V: Dán nội dung.
- Command + Space: Mở Spotlight để tìm kiếm nhanh chóng.
Mặc dù các phím tắt này rất hữu ích, bạn cũng có thể tùy chỉnh chúng. Truy cập Cài đặt hệ thống (System Settings), chọn Bàn phím (Keyboard), nhấp vào Phím tắt (Shortcuts) và thiết lập các tổ hợp phím tùy chỉnh cho các tác vụ bạn thường xuyên thực hiện. Một trong những phím tắt được yêu thích là Command-Option-Shift-V để dán văn bản mà không kèm theo định dạng.
4. Chế độ Tập trung và Đa màn hình: Xóa bỏ mọi phiền nhiễu
Sử dụng Chế độ Tập trung (Focus Modes)
Chế độ Tập trung rất hữu ích trong việc giảm thiểu sự xao nhãng và giúp bạn duy trì công việc. Chỉ cần truy cập Cài đặt hệ thống (System Settings) và chọn Tập trung (Focus); bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh cách thức và thời điểm nhận thông báo từ các ứng dụng hoặc người cụ thể. Bạn có thể lên lịch để một chế độ tùy chỉnh tự động kích hoạt trong giờ làm việc, giúp bạn duy trì tập trung mà không bị gián đoạn.
Tối ưu với nhiều màn hình (Multiple Desktops)
Bạn cũng sẽ yêu thích việc sử dụng nhiều màn hình để phân tách các nhiệm vụ khác nhau. Đơn giản chỉ cần vuốt ba ngón tay lên để mở Mission Control, nhấp vào dấu + để thêm một màn hình nền mới, và chuyển đổi giữa chúng bằng cách vuốt sang trái hoặc phải với ba ngón tay.
5. Đồng bộ hóa với iCloud: Trợ lý ảo cho mọi thiết bị
Đồng bộ hóa tệp tin và dữ liệu
Tối ưu hóa iCloud giúp tăng năng suất của bạn bằng cách cho phép bạn đồng bộ hóa các tệp tin quan trọng trên các thiết bị, để bạn có thể truy cập công việc mọi lúc mọi nơi. Để đồng bộ hóa tệp tin, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản iCloud trên tất cả các thiết bị. Tiếp theo, bật iCloud Drive trên Mac bằng cách vào Cài đặt hệ thống (System Settings) -> ID Apple (Apple ID) -> iCloud và chọn hộp kiểm bên cạnh iCloud Drive. Hãy nhớ bật cài đặt này trên các thiết bị khác của bạn để dễ dàng tải lên, truy cập và thậm chí quản lý dung lượng lưu trữ.
Ngoài ra, khi bạn bật tính năng sao lưu Thư mục Màn hình nền & Tài liệu (Desktop & Documents Folders), bạn đảm bảo rằng các tệp của mình được an toàn trên đám mây. Bên cạnh việc tối ưu hóa iCloud, các công cụ bên thứ ba như Dropbox còn tăng cường năng suất của bạn, cho phép cộng tác dễ dàng và truy cập tệp liền mạch dù bạn ở bất cứ đâu. Các dịch vụ đám mây này giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy và có tổ chức, giúp bạn không phải mất công chuyển tệp giữa các thiết bị.
Ảnh chụp Macbook Air và iPhone 11 Pro hiển thị màn hình danh bạ và biểu tượng iCloud Drive trên macOS Big Sur
6. Tự động hóa tác vụ: Để Mac làm việc thay bạn
Bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại với ứng dụng Automator hoặc Phím tắt (Shortcuts) trên MacBook của mình. Ví dụ, bạn có thể thay đổi kích thước hàng loạt hình ảnh, tạo các bản sao lưu tự động cho các tệp quan trọng hoặc đổi tên hàng loạt tệp. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy trình làm việc (workflow) hoặc phím tắt mới, kéo và thả các hành động, sau đó lưu và chạy nó để tinh giản các tác vụ của bạn.
Việc tối ưu hóa Mac không chỉ giúp thiết bị của bạn chạy nhanh hơn mà còn cải thiện đáng kể năng suất làm việc. Từ việc tinh chỉnh các cài đặt hệ thống như Dock và ứng dụng khởi động, đến việc tổ chức không gian làm việc với Desktop Stacks và Finder, mỗi bước đều góp phần tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, việc làm chủ các phím tắt, sử dụng Chế độ Tập trung và Đa màn hình, cùng với việc tận dụng sức mạnh của iCloud và tự động hóa tác vụ, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung tối đa vào công việc. Hãy bắt đầu áp dụng những mẹo này ngay hôm nay để biến chiếc Mac của bạn thành một cỗ máy năng suất thực thụ. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc tối ưu Mac dưới phần bình luận nhé!
