Tôi phải thành thật – từng có thời điểm tôi phụ thuộc hoàn toàn vào Notion cho mọi thứ. Nó là không gian làm việc chính của tôi để theo dõi các chiến dịch, ghi chú nhanh, lên kế hoạch với lịch trình và tổ chức toàn bộ quy trình công việc. Notion từng giống như một “bộ não thứ hai” hoàn hảo. Tuy nhiên, theo thời gian, một điều gì đó đã thay đổi. Sự tập trung của Notion dịch chuyển khỏi người dùng cá nhân và sự đơn giản vốn đã tạo nên sức mạnh ban đầu của nó. Chính sự thay đổi này đã thôi thúc tôi khám phá các công cụ khác. Tôi đã thử Obsidian, Capacities, và thậm chí cả những lựa chọn ít được biết đến hơn như TheBrain. Điều đáng ngạc nhiên là chúng không chỉ thay thế Notion mà còn hoạt động hiệu quả hơn theo cách tôi tư duy và làm việc độc lập.
Giao diện Notion và Obsidian mở song song trên laptop cùng các biểu tượng ứng dụng năng suất trên điện thoại, tượng trưng cho việc quản lý kiến thức cá nhân.
1. Notion Tập Trung Quá Nhiều Vào Doanh Nghiệp, Gây Rối Cho Người Dùng Cá Nhân
Notion thực sự tỏa sáng khi dùng cho các nhóm. Khả năng cộng tác theo thời gian thực, không gian làm việc chia sẻ và tích hợp với các công cụ như Slack khiến nó trở thành một nền tảng mạnh mẽ cho các dự án nhóm. Tuy nhiên, với tư cách là một người dùng độc lập, tôi không cần đến một nửa số tính năng đó. Tôi không chia sẻ trình theo dõi chiến dịch với một nhóm hay cùng chỉnh sửa ghi chú cuộc họp. Điều tôi muốn là một không gian riêng tư – một “bộ não thứ hai” thực sự được điều chỉnh theo cách tôi xử lý thông tin. Các tính năng hợp tác của Notion bắt đầu trở nên rườm rà, với nhiều chức năng hướng tôi đến yếu tố thẩm mỹ (ví dụ: các biểu tượng cảm xúc trang trí) hơn là nội dung cốt lõi.
Obsidian lại hoàn toàn ngược lại. Nó được thiết kế rõ ràng cho cá nhân và tư duy sâu. Chế độ xem đồ thị (Graph View) cho phép tôi thấy ý tưởng về một chiến dịch mới kết nối thế nào với một dự án trong quá khứ hay một suy nghĩ ngẫu nhiên từ nhiều tháng trước, khơi gợi những hiểu biết sâu sắc mà tôi không bao giờ có được từ các cơ sở dữ liệu tuyến tính của Notion. Nó giống như một bản đồ tư duy tự phát triển một cách hữu cơ mà không ép buộc tôi phải đưa suy nghĩ của mình vào các khung hộp định sẵn.
2. Không Ưu Tiên Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline-first)
“Bộ não thứ hai” cần sự đáng tin cậy mọi lúc, mọi nơi
Một “bộ não thứ hai” cần phải đáng tin cậy, cho dù tôi đang trên máy bay, trong một quán cà phê vùng nông thôn hay đơn giản là đối mặt với Wi-Fi chập chờn. Sự phụ thuộc của Notion vào đám mây đã trở thành một điểm yếu rõ ràng. Ngay cả với chế độ ngoại tuyến (một bổ sung gần đây), sự chậm trễ trong việc đồng bộ hóa và tải trang đã làm gián đoạn dòng chảy công việc của tôi. Không có gì tệ hơn việc cần một ghi chú quan trọng trong cuộc họp, chỉ để nhìn thấy vòng quay tải trang không ngừng.
Thanh công cụ và giao diện làm việc của Obsidian, thể hiện khả năng tùy chỉnh và quản lý ghi chú hiệu quả cho người dùng cá nhân.
Obsidian và TheBrain đã giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tệp của Obsidian nằm trên thiết bị của tôi, có thể truy cập ngay lập tức mà không cần internet. “Neurograms” của TheBrain (các liên kết động giữa các ý tưởng) hoạt động liền mạch ngoại tuyến, phản ánh cách tâm trí tôi kết nối các khái niệm. Đây là yếu tố then chốt cho những ai cần sự ổn định và khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi vào kho kiến thức cá nhân của mình.
3. Notion Cố Gắng Làm Mọi Thứ Nhưng Không Xuất Sắc Ở Mảng Nào
Tính linh hoạt cũng là nhược điểm lớn nhất
Notion thường được ca ngợi là một không gian làm việc đa năng, tất cả trong một, và nó chắc chắn đã sống đúng với danh tiếng đó. Nhưng chính sự đa năng đó cũng là nhược điểm lớn nhất của nó.
Notion giống như người bạn học từng thử sức với mọi thứ nhưng chưa bao giờ thực sự làm chủ được bất kỳ lĩnh vực nào. Nó cố gắng trở thành một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, một cơ sở dữ liệu, một wiki, và nhiều hơn thế nữa. Kết quả là, nó có nguy cơ trở thành một nền tảng chung chung mà khó có thể xuất sắc trong bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào.
Điều này càng trở nên rõ ràng hơn khi công cụ này ngày càng phức tạp. Khi Notion tiếp tục mở rộng các tính năng nhằm phục vụ các trường hợp sử dụng rộng hơn, nó cũng trở nên đắt đỏ hơn, đặc biệt đối với những người dùng chỉ cần nó cho các mục đích đơn giản như một cơ sở tri thức cá nhân.
4. Thiếu Linh Hoạt Trong Lưu Trữ Dữ Liệu
Toàn bộ nội dung lưu trữ trên máy chủ của Notion
Notion không cung cấp nhiều sự linh hoạt khi nói đến lưu trữ dữ liệu. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Notion, và bạn không có bất kỳ quyền kiểm soát nào về nơi hoặc cách nó được lưu giữ. Mặc dù điều đó có thể tiện lợi, nhưng nó cũng có nghĩa là bạn phải từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của riêng mình, và đó có thể là một vấn đề nếu quyền riêng tư hoặc khả năng truy cập dài hạn là quan trọng đối với bạn.
Với các công cụ như Obsidian, bạn có toàn quyền kiểm soát. Các ghi chú của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của bạn và bạn có thể chọn cách đồng bộ hóa chúng. Dù là thông qua Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud hay các tùy chọn mã nguồn mở như Nextcloud, sự lựa chọn là của bạn.
Nếu bạn muốn có thêm quyền riêng tư, Obsidian cung cấp một tiện ích bổ sung Sync (có trả phí) cho phép mã hóa đầu cuối, vì vậy dữ liệu của bạn luôn an toàn trên các thiết bị. Phần tốt nhất là nếu bạn đã sử dụng dịch vụ như Google One, Microsoft 365 hoặc iCloud+, bạn có thể đồng bộ hóa các “vault” (kho ghi chú) của mình miễn phí.
5. Hạn Chế Các Chế Độ Xem Canvas và Graph
Notion chỉ liên kết ghi chú, chưa đủ cho tư duy trực quan
Notion cho phép bạn liên kết các ghi chú có liên quan với nhau, điều này có thể hữu ích để xây dựng một cơ sở tri thức kết nối. Tuy nhiên, các công cụ như Obsidian, Capacities và TheBrain còn tiến xa hơn, cung cấp những cách mạnh mẽ hơn để động não, tổ chức và hình dung các ý tưởng của bạn.
Chẳng hạn, Obsidian bao gồm các tính năng như Canvas và Graph View có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận việc ghi chú. Graph View cung cấp cho bạn một bản đồ trực quan về toàn bộ kho ghi chú của bạn, cho thấy cách các ghi chú kết nối với nhau. Điều này giúp dễ dàng phát hiện các mẫu hoặc mối quan hệ mà bạn có thể đã bỏ lỡ trong một thiết lập tuyến tính.
Mặt khác, Canvas hoạt động như một bảng trắng kỹ thuật số. Bạn có thể sắp xếp các ý tưởng bằng cách sử dụng các thẻ, mũi tên, hình dạng và các yếu tố trực quan khác. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một dự án, xây dựng một quy trình làm việc hay kết hợp nhiều loại phương tiện khác nhau, Canvas mang đến cho bạn sự linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách có ý nghĩa với bạn.
Chọn công cụ phù hợp cho “bộ não thứ hai” của bạn
Notion không phải là một công cụ tệ. Nó chỉ có thể không còn là lựa chọn tốt nhất cho những người tư duy độc lập ưu tiên tốc độ, sự đơn giản và quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Khi các công cụ như Obsidian và Capacities ngày càng phổ biến, rõ ràng rằng việc quản lý kiến thức không phải là một không gian “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết công cụ nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình, hãy tìm hiểu các công cụ quản lý kiến thức cá nhân (PKM) khác tập trung vào quyền riêng tư và tính linh hoạt. Hoặc nếu bạn muốn khám phá các lựa chọn ngoài những cái tên quen thuộc, đừng bỏ lỡ những ứng dụng mã nguồn mở kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới.
Trang web chính thức của Obsidian hiển thị trên màn hình laptop, giới thiệu công cụ ghi chú và quản lý kiến thức cá nhân mạnh mẽ.
Bạn có suy nghĩ gì về Notion và các ứng dụng PKM thay thế? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn với dancongnghe.net trong phần bình luận bên dưới nhé!
